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日報の報告率が大きく改善。管理コストは大幅に低減。

作成日 19/10/31

最終更新日 20/08/11

日報の報告率が大きく改善。管理コストは大幅に低減。
GoogleスプレッドシートからZENOクラウド日報に移行した結果、振り返る意味があると思える日報が投稿されはじめました。
目次

これまでかかえていた、日報運営における課題

異なる報告・共有内容。振返りにも時間がかかっていた。

当社では、コンテンツ制作チームと進行管理(営業・ディレクターチーム)の2チームが日報提出を行っています。
いずれのチームもGoogleスプレッドシートを使って管理していました。
業務的に工数把握がしやすい制作チームに比べ営業・ディレクターチームは
外部との打ち合わせなどもあり2つの業務の性質は大きく異なります。

コンテンツ制作チームは、過去と比べ制作量(作業量)がどれだけ増えたかといった生産性を可視化するという
明確な目的があるため、過去との比較がしやすい表計算ツールでの管理が妥当といえますが、

営業・ディレクターチームは先述の通り必ずしも定量化できる業務ばかりではないため
表計算ツールでの管理・運用には不向きだと感じていました。

また、各人1シートでの管理を基本としていたため、管理者は、1人1人のシートを個別に見なければならず、
振返りにも時間がかかっていました。

結果として、日報により成長が可視化され成長意欲が高まりやすい制作チームと
進行管理業務を行う進行管理チームでは日報投稿に対してモチベーションに大きな差が生まれてしまいました。

ZENO導入前の日報運用方法まとめ
  • 日報はGoogleスプレッドシートで運用していた
  • 制作チーム・進行チームの2チームが日報提出を行っている
  • 制作チームは作業量や時間を投稿するためスプレッドシートでの管理が向いている
  • 進行チームは打ち合わせや指示などの業務もあり数値以外の詳細情報の入力をしなければならない
  • 進行チームの日報は振返っても十分な情報が得られないこともあり、結果として投稿意欲の低下が見られた
  • 管理者としては、日報の投稿から気づきを得られることが多いため運用を継続したいと考えていた
  • 社員はシートを各々で管理していたため管理者は全てのシートを開かなければならず確認に時間がかかっていた
  • 他人に見られるという意識が希薄で、1週間分をまとめて投稿するなど制度が形骸化しかけていた

ZENO(ゼノ)導入を機に、進行管理チームの日報提出ルールを変更

日報ツール選定の基準

進行管理チームが提出する日報とGoogleスプレッドシートの相性の悪さもあり、利用する日報ツールをの検討をはじめました。
ツール選びの基準は日々の業務を投稿することはもちろん、管理者も投稿者も容易に振り返ることができるものでした。
その2つが担保されることに加えてクラウド&シンプルな機能という条件も加えて日報を探していたところ
ZENO(ゼノ)を見つけて利用を開始しました。無料で試せるというのは大きなポイントでしたね。

日報選びの基準
  • 過去の記事が振返りやすい&検索しやすい
  • 最低限の制約で、自由度が高いこと(フリーフォーマットで入力できる)
  • 他の社員の日報を誰でも閲覧することができる
  • クラウド管理いつでもどこからでも確認することができる
  • 日報以外の余計な機能がないこと

投稿も振返りもしやすくなり、日報投稿の意欲もモチベーションも向上した

ZENO(ゼノ)クラウド日報を利用すると、日報投稿環境が大きく改善しました。
同僚の投稿で気になる日報があればそれをシェアしたり、上長からのフィードバックも容易になったりメリットが多いと感じています。

ZENOクラウド日報オススメのポイント
  1. セットアップがカンタン
    利用ユーザーを登録するには、管理者が利用ユーザー(社員)情報の氏名と
    メールアドレス、ログイン用の社員IDを登録するだけでアカウントを作成することができます。
    メールアドレスを登録すれば対象ユーザー(社員)に招待メールが送られます。
  2. 権限の設定
    権限は3パターンしかなく、且つイニシャルで推奨設定が登録されているため、
    設定にかかるコストも大幅に軽減することができました。
  3. テンプレート機能
    複数の日報テンプレートが作れることも魅力的でした。
  4. ZENOクラウド日報-テンプレート作成
    テンプレートは管理者が自由に設定できます

  5. 自由な入力フォーマット
    ユーザーは予め作られた日報テンプレートをもとに日々の業務を報告します。
    報告内容はフリーフォーマットで投稿できるため業務を通じて得た
    知見や経験を定性的な情報として入力できることは我々のニーズにマッチしていました。
    また、前日の日報をコピーして利用できるため入力にかかるコストも最小限に留めることができています。
  6. 複製機能を使えば投稿にかかる時間を短縮できます

  7. 振返り・検索性
    予めチームや部署、社員、日付などの検索条件が追加されており追加設定をする必要がありませんでした。
    振り返りが容易になったことで管理者による振返りにかかるコストも大きく改善されました。
  8. ZENOクラウド日報-検索イメージ
    部署や日付などで検索することができます

  9. 投稿忘れが激減
    投稿された日報はfacebookやTwitterのようなタイムライン風のUIで
    表示されるため誰がいつ投稿したがわかりやすくなりました。
    投稿忘れに気づきやすい仕掛けとして個人個人の画面に1週間の投稿実績も
    表示されており投稿忘れ・投稿漏れを未然に防げることができています。
  10. ZENOクラウド日報-レポート機能
    投稿状況が確認できるレポート機能

最後に

従業員が自発的に日報を投稿する環境を作られたことに満足

導入当初は想定していなかったのですが、投稿内容が全体共有されることでまわりの社員が
何をしているかが可視化されコミュニケーションにつながったことは組織運営においていい気付きになりました。
また見られているという意識が高まった結果、日報を投稿する社員が増え報告率が大きく改善した点も導入効果だと感じています。
今まで、提出を催促していたのですがそれ自体生産性が高い行いと呼べるものではありませんでしたが
ツール導入でそういった対応をしなくてよくなった。という点が実は一番の成果かもしれません(笑)

企業プロフィール

所在地 東京都
従業員数 51〜100名
業種 WEBコンテンツ制作/コンテンツマネジメント/アプリ運営
主な使用アプリ 日報

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