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チャットツールでの日報運用から、ZENOクラウド日報に移行。

作成日 19/10/31

最終更新日 20/08/11

チャットツールでの日報運用から、ZENOクラウド日報に移行。
気軽に投稿できる半面、検索性や投稿の質などが担保しにくい状況をZENOクラウド日報で解決することができました。
目次

提出しても振り返りにくい。PDCAサイクルが機能しにくい状況。

チャットツールを利用するも過去の投稿内容を振り返るのが難しかった。

当社は、ホームページの制作やコンサルティング、WEB広告などの運用を行っています。
制作・開発・進行管理チームなどから組織が作られています。
同じプロジェクトに関わっていても、工程ごとにそれぞれの業務内容は異なります。
ZENO(ゼノ)クラウド日報導入前は、コミュニケーションの中心にある
他社のチャットツールに当日の業務内容を投稿していました。
気軽に投稿できたり、全体共有がすぐにできるという利点もありながら、テンプレートや
フォーマットがバラバラになりがちで管理者が確認しにくいという問題と投稿した日報が、
他の情報に埋もれてしまい投稿者本人も振り返ることが難しいという課題を抱えていました。
検索機能も使えず、実際に投稿しているのかというチェックもできないというのも問題でした。
プロジェクトに対する気付きや技術に関するコメントなど有効な内容もあるにもかかわらず
後から振り返ることが困難という状況を改善できればと考えました。

ZENO導入前の日報運用方法まとめ
  • 日報は他社のチャットツールを使って運用していた
  • 気軽に投稿できる利点がありながらツールの性質上、振返りや管理が困難だった
  • 社員によってテンプレートやフォーマットがバラバラで読みにくい
  • 投稿・未投稿などのステータス確認ができなかった

ZENO(ゼノ)日報のシンプルな機能が選定の決め手

日報ツール選定の基準

チャットは有料版を利用していますが、日報のためだけに新たに費用がかかるという点は懸念でした。
費用がかかるにしても かけるだけの価値があるものを探そうとWeb上で情報収集をはじめました。
いくつかの日報サービスを比較して、感じたこととしては機能過多なサービスが多いということでした。
目標管理や、ポイント付与というような機能は当社にとっては不要でその日に行ったことをまとめて
投稿できる日誌や日記帳のようなアプリを探していました。
いくつかのサービスを比較した際に、当社の求めていたものに最も近いサービスがZENO(ゼノ)でした。
機能はあえて必要最小限に留められている印象でしたし、検索やテンプレート機能、共有設定もができること、
さらに無料で利用を開始して自社に馴染むかどうかを判断できる点は良かったですね。

日報選びの基準
  • 検索機能
  • テンプレート機能
  • クラウドサービス
  • 共有設定(全員の日報が閲覧できる)
  • 投稿の制限がないこと(フリーフォマット)
  • 日報以外の余計な機能がないこと

テンプレート機能を利用することで投稿内容の質が向上・検索機能があるから振返りもかんたん

実際にZENO(ゼノ)クラウド日報を使ってみて良かったこととしては、
シンプルな機能だけが揃っているから導入時の混乱がほとんどなかったことや
テンプレート機能を使うことで投稿の質(可読性)が担保されたことでしょうか。
検索機能も利用開始時点で提供されているためユーザー登録だけで
すぐに利用開始できたことはありがたかったですね。

ZENOクラウド日報オススメのポイント
  1. 検索機能
    従業員名、部署名、本文、日付といった検索機能が提供されておりそれらを
    使うことで過去の日報をすぐに見つけることができました。
  2. ZENOクラウド日報-検索イメージ
    部署や日付などで検索することができます

  3. 権限の設定
    投稿ができて、他の社員の投稿も見れる、投稿はできるが、他の社員の投稿は見れない。
    という設定を行うことができ、且つすぐに切り替えることができるのはいいですね。
    実際、こういったツールを導入する際には権限の設定で悩むこともありますがZENO(ゼノ)の場合は
    あまり悩むことがありませんでした。
  4. ZENOクラウド日報-権限設定
    権限設定や変更もカンタンに行うことができます

  5. テンプレート機能
    どういった情報を投稿してほしいか?どういったことをキャッチアップしたいのか?というメッセージを
    テンプレート機能を通じて伝えることができていること、テンプレートに沿って日報を投稿してもらうことで
    狙い通りの情報をストックできることは大きな成果といえます。
  6. ZENOクラウド日報-テンプレート機能
    テンプレートは管理者が自由に設定できます

  7. すぐ始められた
    最小の設定ですぐに利用を開始できたことも利点でしょうね。
    余計な機能がついていないことが奏功していますよね。

最後に

従前に抱えていた課題をほぼ全てクリアできた!

機能過多な日報ツールが多い中、シンプルな機能を提供しているZENO(ゼノ)を見つけられてよかったです。
従前にかかえていた、投稿の質や検索機能の改善だけではなく、投稿の気軽さや共有設定など
今まで良かった点も継続できたことにも満足しています。
今後は、メンバーが過去の日報を見ながら、今後のキャリアプランを考えたり、
課題を抽出してスキルアップにつながるようなアクションプランを
自主的に作っていけるような運用体制を構築していきたいですね。

一方で、1ページあたりの表示件数が少ない、読込に時間がかかる、
社員が投稿した後に何らかの通知がほしいなどの要望も出てきました。
これから改善されることを期待しています。
他のアプリの利用がまだできておりませんが、勤怠アプリや有給管理アプリにも
興味があるので導入に向けて前向きに検討したいと思います。

企業プロフィール

所在地 愛知県
従業員数 11〜30名
業種 IT/インターネット/WEBコンサルティング
主な使用アプリ 日報

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