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ZENOクラウド日報導入で、月15時間の業務効率改善!

作成日 19/10/31

最終更新日 20/08/11

ZENOクラウド日報導入で、月15時間の業務効率改善!
紙日報と朝定例ミーティングを廃止し、業務効率の改善を実現することができました。
目次

これまでかかえていた、日報運営における課題

旧来のやり方を変更するキッカケがなかった。

営業(フィールドセールス)を中心に業務日報を提出するという仕組み・慣習は以前からありました。
日報は手書きで且つ、朝会時に提出するというルールとしていたため、
社員は朝出社後、昨日分の業務内容を提出した上で朝定例を開始するという流れが出来上がっておりました。
朝は必ず出社し、全員の顔を見て始業するという今までのルーチンはコミュニケーションという観点からは
メリットが多くそれもあり変更してこなかったのですが、客先に直行することがあったり、朝保育園に子供を
送ってから出社する場合など時間の調整が必要になることが増えてきました。
そうなると、従前のルーチンを維持すること自体が難しくなってきてしまいますよね。
もちろん、紙管理という管理方法も記入に時間がかかったり保管場所に困るなどの課題がありました。

ZENO導入前の日報運用方法まとめ
  • 日報は紙で管理・運用していた
  • 紙管理だと、記入に時間がかかる
  • 紙管理だと、振返りも困難
  • 紙管理だと、保管場所も確保しなければならない
  • 紙管理だと、提出のために会社に行かなければならない

クラウド日報導入を契機に運用ルールを刷新

日報ツール選定の基準

日報提出を通じて日々の業務内容を個人、管理者がしっかりと振り返るという従来のコンセプトは
変えないという前提にたった上で、今の働き方にあったツールを探していました。
そんな中、知り合いから ZENO(ゼノ)クラウド日報を紹介してもらいました。
日報だけではなく、他にも業務アプリがあるということと無料トライアルがあることが導入の決め手でしたね。

日報選びの基準
  • 初期導入コストがかからないこと
  • 投稿内容の自由度が高いこと
  • 無料トライアルプランがあること
  • 時間や場所を気にせず投稿・確認ができること
  • 設定がかんたんであること

投稿にかかる時間だけではなく会議の時間も削減することができた

紙管理をクラウド管理に移行するという当初期待していたことはすぐに実現できました。
さらに、朝提出という慣習がなくなったこともあり毎日行っていた朝会の開催数が減少しました。
朝会がなくなったことで、今まで自重していた朝イチの客先訪問など営業の行動量も上がりました。
結果として月間15時間前後の業務効率改善を実現することができました。
思っていたよりも大きな成果になったことで驚いています(笑)

ZENOクラウド日報オススメのポイント
  1. クラウド
    移動時や外出先などからスキマ時間に投稿できるのはやはり便利ですね
  2. ZENOクラウド日報-マルチデバイス対応
    ZENOはマルチデバイス対応をしているので外出先からでも利用しやすい

  3. データ保管場所に困らなくなった
    地味ではありますが結構大きい変化ですね。保管場所決めてラベル貼って、ファイリングしてという
    一連の作業もなくなりました。
  4. ZENOクラウド日報-csv出力機能
    データはcsv形式でダウンロードすることもできる

  5. コピー機能
    前日以前の日報をコピーして作成できるというのも業務効率という観点からすると大きいですね。
  6. 複製機能を使えば投稿にかかる時間を短縮できます

  7. 検索機能
    振り返る際には便利です。目標設定時や振返り、月次面談時などでも活用できます。
  8. ZENOクラウド日報-検索イメージ
    部署や日付などで検索することができます

最後に

時代の変化に合わせて管理方法もアップデートしなければ効率化は実現できない

今回のクラウド日報導入を通じて感じたこととしては過去のやり方やアプローチに対して、
疑問を持たずにそのまま運用するのではなくその時代その時代に合わせて
アップデートする必要があるということですね。
特に、クラウド・デジタルを上手に使いこなせればコストを大幅に削減できることを実感しました。
今後も勤怠や申請といった当社でのアナログ管理領域も徐々にZENOに移行して業務効率化を実現
していきたいと考えています。

企業プロフィール

所在地 東京都
従業員数 2〜100名
業種 小売/流通/商社
主な使用アプリ 日報

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