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ZENOクラウド会議室を利用して会議室運用にかかるコストを削減

作成日 19/11/07

最終更新日 20/09/29

ZENOクラウド会議室を利用して会議室運用にかかるコストを削減
クラウド管理を実現することで、外出先から空き状況確認&予約登録が可能になりました。 重複予約もなくなり利用に関するトラブルが激減しました。
目次

これまでかかえていた、会議室予約における課題

紙管理・カレンダー管理など試行錯誤するも問題の解決には至らなかった。

従業員の増加に伴って、増床や移転などのイベントが近年立て続けに起こりました。
規模拡大に合わせて会議室数も増え、管理方法もその都度変更しなければならなかったのですが
運用ルールを柔軟に変えるというのは特性上避けたいと考えていました。
当初は会議室も従業員も少なく紙管理中心でした。紙管理だと外出先から予約ができなかったり
重複予約が発生したりと課題が残りました。
増床に合わせて社員の大多数が利用するカレンダーツールを使っての運用を試みました。
外出先からでも予約できますし、これで課題解消かなと思っていたのですが甘かったですね。
いわゆるカラ予約が頻発したり、権限の設定に課題が出たり、全従業員がカレンダーツールを
使っているわけではなかったので、一部の社員が空き状況を見れなかったり…。
運用面で課題を抱えていました。また今後増床や移転をする際の会議室の数や定員などを検討したいと
考えていましたがデータがストックされないというのも問題になるなと感じていました。

ZENO導入前の会議室運用方法まとめ
  • 紙管理の場合外出先から空き状況を確認したり予約することができない
  • 会議室予約に関するルールの変更は最小限にとどめたい
  • カレンダーアプリを使った管理の場合、権限設定に課題が見られた
  • 全社員が会議室の空き状況をひと目でわかる専用ページがあるほうがトラブルが少ない
  • 利用状況の振返りが困難で、オフィスレイアウト検討時に適切な会議室数の提案ができない

積年の課題だった運用ルールを定めることができた

会議室予約アプリ選定の基準

従業員からは会議室が少ないからスペースを増やしてほしいという要望があったり、ルールを頻繁に
変えられたら困ると言われたり、利用実態が可視化されないとどう解消すべきか悩むような問題が
起きていましたが、ZENOクラウド会議室を利用することで顕在化している課題も将来の課題も
一気に解決できたのではないかと感じています。
クラウド利用可能、会議室予約だけを管理できること、重複予約ができないこと、設定がわかりやすいこと
などが条件でしたが、ZENOクラウド会議室はほぼ全ての条件を満たしていました。

会議室予約ツール選びの基準
  • タブレット設置などの工事が発生しないこと
  • 会議室の予約状況だけを確認することができること
  • 時間や場所を気にせず投稿・確認ができること
  • 設定がかんたんであること
  • 権限ごとにできることが明示化されていること
  • GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとも連携が図れること
  • 予約された情報があとから振返りやすいこと

予約状況も利用実績のデータも全て見える化

まず、会議室の空き状況が一覧で見えるのはやはりわかりやすいですよね。またすでに予約で埋まっている
場合は追加登録ができないことで重複予約の可能性もなくなりました。
設定に関しては、初期データがすでに登録されていたので部屋名を変更するくらいですぐに設定完了しました。
利用までのハードルが低かったのは大きかったですね。また、予約された情報(データ)も分析できるので
どの時間が利用されているのか?どの部屋が使われているのか?といった利用実態分析も行える目処が立ったのも
良かったと思います。

ZENOクラウド会議室予約オススメのポイント
  1. 外出先からでも空き状況を確認できる
    移動中や急な打ち合わせ依頼があった場合でもすぐに空き状況を確認することができるのは便利ですね
  2. ZENOクラウド会議室予約-外出先からでも確認できる
    ZENOはスマホで確認できるので外出先からでも利用しやすい

  3. 設置工事不要
    部屋の前にタブレットを設置するなど専用端末を用意することなく利用を開始できました
  4. ZENOクラウド会議室予約-予約一覧
    自席からもで空き状況を確認できる

  5. GoogleやOutlookカレンダー連携
    主催者だけではなく、参加者にも招待メールの配信が可能なため参加者は普段利用しているカレンダーだけ見ればよいという状況は助かりますね
  6. レポート機能
    会議にどのくらいの時間をかけたかが個人別でも確認することができ、業務改善に取り組むきっかけになっています
  7. ZENOクラウド会議室予約-レポート
    レポート機能を使えば利用状況もすぐにわかる

最後に

会議室の利用実績を観測することで全社の生産性向上に貢献したい

実際の会議室の利用実態を定期的にチェックすることは難しい反面、レイアウト変更や増床・移転といった
イベントの場合は会議室の数や定員数を決めなければなりません。
こうした意思決定においてデータは必要ですが、今までは手が回らず取り組みが後手に回っていました。
今回の導入を契機にデータの取得基盤を整備して置くことが重要だと考えています。
ZENOクラウド会議室導入で、社内の運用ルールも固まってきたのも嬉しいですね。
カラ予約自動キャンセルなどの機能はまだないようですのでさらに使いやすくなることを期待しています。

企業プロフィール

所在地 東京都
従業員数 151〜200名
業種 IT
主な使用アプリ 会議室予約・設備予約

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