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管理・運用方法に悩んでいた会議室運用。ZENOクラウド会議室を導入してスッキリ解決!

作成日 20/01/09

最終更新日 20/01/16

管理・運用方法に悩んでいた会議室運用。ZENOクラウド会議室を導入してスッキリ解決!
エクセルで作る予約台帳では解決することができなかった重複予約、外出先からの会議室予約、が一気に解決。 Googleカレンダーとの連携機能や実績レポートを使い効率的な運用を実現することができるようになりました!
目次

予算も時間もかけたくないが解決しなければならなかった会議室予約問題

会議室予約の運用は最早エクセルだけでは解決できなかった。

実は現在も、会議室の予約管理はGoogleカレンダーを利用しています。
ただ利用者(予約者)を限定してして運用したい会議室があり、それらの部屋の会議室予約運用をどうすべきかが大きな課題でした。Googleカレンダーを使った運用は定着しておりその運用自体を大きく変えることは考えられませんでした。

全ての会議室の予約運用方法を変えるのであれば予算検討もしやすいですが先述したとおり、限られた部屋の管理のために予算はかけられないということでまずはエクセルで予約台帳を作成し管理することにしました。
ただ、懸念していたとおり重複予約が発生してしまったり、予約した情報を誤って消してしまったりというトラブルに見舞われました。さらに外出先からでは確認できないことも課題になりました。

Googleカレンダーでの管理(クラウド管理)からアナログに近い管理となってしまったことによる
ギャップがありましたね..。
これはまずいということで別の解決策を探し始めました。

ZENO会議室予約は、課題解決においてちょうどよかった

シンプルな機能と手頃感が導入の決め手

特定の会議室の運用ルールの見直しのため予算をかけられないという前提でツールを探し始めたのですが
ほとんどの会議室予約の運用を効率化するクラウドサービスは 「全社導入 前提」「高機能・多機能」「費用もかかる」
ものが多く抱えている課題に対してはミスマッチだなと感じました。

そんな中、ZENOを見つけました。利用のきっかけは、
PCやタブレット、スマホだけで利用でき、新たに用意するものがなかったこと。
Googleカレンダーと連携できること、クラウドサービスなのでいつでもどこからも利用できるなど
我々が探していた機能が揃っていました。初期に設定する項目も最小限で導入ハードルも低そうだったことと、
価格もそこまで高くないということもポイントでしたね。

実際に利用してみて

導入時に感じていたとおり設定もカンタンだったですし、利用方法もシンプルだったためすぐに定着しましたね。
特に利用については、日付や部屋を選んで参加者を招待するという一連の操作の流れが直感的だなという印象を受けました。
さらに参加メンバーには招待メールが ZENO から自動的に送られ、かつGoogleカレンダーとも連携できるという点は
弊社にとって魅力的な機能でした。
もともとスケジュール管理は、Googleカレンダーを使っていたのですが、
ZENOに登録した予約情報もGoogleカレンダーとシームレスに連携されることでスケジュール管理は
Googleカレンダーに集約できたことは日々の業務効率を考えても良かったと思います。
新しいツールを導入する際は「手間が増える」というネガティブな意見も多く寄せられるのですが
こうした特徴もあってか、ZENO会議室予約についてはそういった声が少なかったように思います。

ZENO会議室予約導入効果
  • 設定も利用もカンタン
  • Googleカレンダー連携ができる
  • 会議参加者にも招待メールが送られる
  • 外出先や出張先からでも予約状況が確認できる
  • 予約のバッティングがなくなった

ZENO会議室予約おすすめの機能

レポート機能は意外と便利

Googleカレンダー連携とか、招待メールとかそういったものはもちろん便利だったんですが、
導入してみてしばらくして便利だなと思ったのは「レポート機能」です。

ZENO会議室予約を導入するしないに関わらず、利用状況をモニタリングしてメンバーや
各部門の部門長などに報告しなければならないと考えていたのですが
詳細なレポートではなく簡易的なレポートにしようと思っていました。
ただ、実績をcsvでダウンロードしてそれを集計して報告するって実際手間ですよね?
重要課題であればもちろん取り組むんでしょうけど、会議室予約の利用状況のレポートですから
そこまで時間をかけてやるべきタスクじゃないかと考えていたんです。

ZENO会議室予約には、レポート機能があって利用状況などを簡易レポートとして自動集計してくれるんですよ。
膝を打つじゃないですけど、丁度いいなと思いました。これで手間が減るなと(笑)

ZENOのレポートを使って、月1回か隔月に1回くらいのペースで共有しています。

ZENO設備予約アプリも自社の課題解決に使えることがわかった!

会議室予約の課題を解消しようとZENOを利用し始めたのですが同時に解決できた課題がありました。
それはPCの貸出台帳です。当社では、外出するスタッフに対してPCを貸与しているのですが
その管理は、ZENO導入前にはエクセルで管理していました。
頻度もそこまで高くないですし、その業務フロー自体には課題は感じていなかったのですが
ZENOには会議室予約と同じように設備予約アプリがあったため使ってみたところスムーズに運用することができました。

想定外の成果ではありましたが業務効率化が進みました。
会議室予約同様、空き状況がすぐに分かりますし外出先からでも確認することができるのは本当に便利です。
また、利用状況を後から振り返ることができますので貸出用のPCの最適な数を推察することもできますよね。
結果的に削減できるコストは微々たるものかもしれませんがこうしたことを積み重ねていくことは非常に重要だと考えています。

設備予約アプリでは、品番(シリアルナンバー)の登録や購入年月日も登録できますので
会社の規模次第では資産管理の一環として利用するのもありかもしれません。

ZENOに関するご要望

現在利用している、会議室予約、設備予約アプリについては十分満足しているのですが
敢えて要望を挙げるとすれば操作性とパフォーマンスの向上、それにレポート機能の機能向上でしょうか。
操作性については、リテラシーがそこまで高くないメンバーもいるのでそういったメンバーも悩まないように
してもらえると大変助かります。
あとはカレンダー機能の進化ですかね。1週間単位、1ヶ月単位などでも空き状況が見れると良いですね!

最後に

従前にかかえていた課題はほとんど解消されているため現時点での満足度はかなり高いです。
また、直近のアップデートで繰り返し予約機能などの機能も追加されたことで
予約にかかる手間がさらに減っていきそうという期待感もあります。
今後は予約実績のデータを使って最適な会議室数の提案などができれば面白いなと考えています。

企業プロフィール

所在地 東京都
従業員数 50名
業種 福祉/介護/教育
主な使用アプリ 会議室予約・設備予約

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