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ZENOクラウド日報に投稿されたデータをメンバーのキャリア開発や採用活動に活用

作成日 20/01/09

最終更新日 20/09/29

ZENOクラウド日報に投稿されたデータをメンバーのキャリア開発や採用活動に活用
導入前は、少人数のチームが陥りがちな口頭共有中心のコミュニケーション。 結果として、報連相の質も下がり「誰が」「今」「何をしているのか」がわかりにくい状況に。 ZENOを活用することで業務状況や進捗の見える化を実現。 蓄積されたデータはキャリア開発や採用活動に活用!
目次

チームのメンバーが何をしているのかがわからない

新任マネージャーとしてチームを見渡したときに気づいた課題

私は、今経理財務部門とIT部門に所属しています。
前任者の退職に伴い、新任マネージャーとしてチームを率いることになりました。
管理部門としては、多くのメンバーを採用するというアクションは取りづらいこともあり
今いるメンバーのスキル向上を通じてより強いチーム、組織にしていきたいと思っています。

つまり強いチーム、組織を作るためにはメンバー、個々の得意分野や、不足スキルなどを把握した上で
補完し合ったり、より伸ばしたりという施策が必要だと考えています。

一方で、立場が代わって改めてチームを見たときに「何をしているのかわからない」メンバーが多いなと思いました。
もちろんサボっているとかそういった次元の話ではなく、業務はなんとなく回っているけどなぜ回っているのかが
説明できないというふわっとした状態といったかんじでしょうか。

情報共有や報告も口頭でなされることが多く私自身はその状況を把握できても
他のメンバーには伝わっておらず結果として情報伝達ミスが起きてしまうなどの問題も発生しました。

この状態では強いチームは作れないと感じましたね。
ステップバイステップではじめるとして何からできるだろうと考えた際に
まずは1日の業務内容をカンタンでも良いから報告してもらうことだろうと。

当たり前の話に聞こえるかもしれませんが
今までは報告、共有の仕組み自体が確立されておらず
なんとなく、なあなあになってしまっているところもあったのでそれを是正するところから始めようと考えました。

ZENOクラウド日報導入前の課題まとめ
  • メンバーが何をしているのかわからない
  • 口頭での報告が多くコミュニケーションエラーが発生
  • 業務報告にとどまらず情報共有もまとめておこなえる仕組みが必要

習慣づけ、仕組み作りに主眼を置いたツール選定

機能ではなく、継続できることが重要だった

当初からメールやエクセルでのコミュニケーションは考えていませんでした。
後から振返りにくいし、共有もしにくいだろうと思っていましたし何より定着しにくいだろうなと考えていました。
今までのツールの延長線上になるから一見続けやすそうに思いますが
投稿し忘れたことがきっかけで、あとでまとめて投稿するとか誰かがやらなくなると
それに引っ張られて誰もやらなくなるとかそういった状況が思い浮かんでしまいました。

また報告フォーマットも最低限揃えたいと思っていたのですが
エクセルやメールでは運用フェーズでうまくコントロールできないと思っていました。
こうした背景のもと日報ツールの選定をはじめました。
定着とか習慣化が選定基準だったのでできるだけシンプルなツールであることが重要でした。
その中で、ZENOクラウド日報は私が考えていたものに近いという印象を持ち利用を開始することにしました。

エクセルやメールではなく日報ツールにこだわった訳
  • メールやエクセルを使った運用では、情報共有がうまくいかない
  • 継続・定着・習慣化を考えた場合特化したツールを選んだほうが得策
  • 最低限の報告形式(フォーマット)を用意して運用したかった

定着の鍵は自分も投稿することと、報告内容を細かく指定しすぎないこと

導入前の印象どおり機能はシンプルでした。とはいっても、
日報をメンバー同士も見えるようになっていることやテンプレート機能など必要な機能はそろっていました。

導入に際して、使い方を細かく説明する必要はありませんでしたね。
とはいっても新しくなにかを始めるときは大抵そうですが、大なり小なり反発はありました。
でも趣旨をしっかり説明することと、マネージャーである私も実際に投稿することで定着させていきました。
人数が少ないこともあってすぐに定着した気がします。
早期定着の鍵はもう一つ投稿内容に対してそこまでこだわらなかったことも大きかったと思います。

日報とか報告とかってなるとメンバーは身構えちゃいますよね。
管理者や上長もどうせやるからちゃんと報告してもらいたいと思って結構細かい要求したりして。

今回の目的が、業務内容を日々報告して、場合によって振り返ってPDCA回していこうというものだったということもあり
まずは投稿してもらうということを前提として細かい報告は不要という姿勢を明らかにしていました。
午前中何やったか、午後何やったかを箇条書きでいいから投稿しようよ。という感じです。
それも定着した理由なんじゃないかなと思いますね。
ZENOは幸いにも投稿フォーマットが自由なのも奏功したと思います。

メンバー同士もお互いの日報が見れますので導入前に感じていた情報共有の課題も解消されてきています。

定着の鍵は、細かく設定しすぎないこと。自らも行うこと。
  • スタート時点ではメンバーからの反発はあったが管理者自らも日報を投稿することで定着させていった
  • 報告形式は細かく指定せず、最低限のルールだけを定めて運用する
  • 投稿した日報は社員全員が見えるため情報共有の課題が解消された

ZENOクラウド日報-テンプレート
柔軟に設定できるテンプレート
ZENOクラウド日報-タイムライン表示
投稿された日報はタイムラインに表示される
ZENOクラウド日報-いいねやコメントの投稿
日報にはいいねやコメントも追加できる

日報に蓄積されたデータを採用やキャリア開発に活用

今までは定着に重きを置いていたのですが今後はデータ活用にも目を向けていきたいと思います。
あるチームでは、現在の業務だけではなく別の業務にも関わってもらって対応できる業務を増やしてもらいたいと
思っていますし、あるチームでは採用活動に関連付けていきたいと考えています。

採用に関してはそもそも採用すべきか否かを判断する材料になるとともに、どういった業務があって、どれくらいのスキルを
有しているメンバーに加わってもらえればいいのかを洗い出さなければなりませんが、
日報に日々の業務内容を投稿してもらっていますので改めて調査する必要がなくなりますよね。

データが蓄積されているからできることで、日報の成果と言えると思います。

ZENOに関するご要望

自チームだけで運用しているのも勿体ないなと感じて一度他部門にも共有したことがあるんですが
全ての情報が共有されちゃうのもどうか … という指摘を受けました。
最もだなとおもいましたね(笑) そういった問題を解消できるように共有範囲の設定が別途できるようになると嬉しいですね。
あとは、レポート機能の充実などでしょうか。振返る際の手間を解消できるとよいなと思っています。

ZENOクラウド日報-レポート機能
ご要望を元に提出有無をチェックできるレポート機能をアップデートしました

最後に

ZENOサポートチームとは、恒常的にでもスポット的でも業務にかかっている時間を計測する場合には工数管理を使うのはどうでしょう?とか目標管理と連動できたら便利ですよね。という話をしていました。
目標管理アプリはまだないようですが、必要に応じてZENO内の他のアプリを使える状態にあるというのはZENOの利点な気がします。
課題を整理した上でクラウド日報以外のアプリを使ってみたいと思います。

企業プロフィール

所在地 兵庫県
従業員数 101〜200名
業種 不動産/建設/設備
主な使用アプリ 日報

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