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手書き日報をZENOクラウド日報に移行して、提出時間が10時間以上短縮!

作成日 20/08/05

最終更新日 20/09/29

手書き日報をZENOクラウド日報に移行して、提出時間が10時間以上短縮!
ZENOクラウド日報導入前は、10年以上手書き日報を運営。導入後は提出にかかる時間が大幅に短縮。クラウドだから多拠点での情報共有も可能に。
目次

導入前は長年にわたり手書き日報を運用。全体の提出が翌営業日終了間際になるなど提出に時間がかかっていた。

報告にかかる時間だけではなく、報告の質にも課題を抱えていた

当社は全国に複数拠点を持つ物流会社です。営業部のメンバーは、10年以上にわたり日々の業務報告を手書き日報で行っていました。

もともとは、A4サイズの専用フォーマットに複数名が書き込んで上長に提出していました。各人がそれぞれ報告するスタイルではなく1枚に7〜8名が記入して提出することで、他の社員が何をしているかがわかるという利点はありましたが、最初の社員が記入してから最後の社員が記入し上長に提出するまでに1日以上かかってしまうなど提出までに時間がかかっていることが課題でした。

また1人1人の報告スペースや上長のフィードバック欄も狭く、報告の量にも課題を感じていました。日報は自身の業務の振返りだけではなく同僚の業務進捗・状況の共有ができるという利点があるため運用を停止することは考えてはいませんでしたが従来の紙管理からクラウド、デジタル管理に変更し報告の量・質の向上を図りたいとは思っていました。

自社開発の日報ツールを試用するも管理者の負担増大で運用を取りやめることに

こうした課題意識を社内で共有したところ、自社システムをアップデートし日報機能を追加し解決を図ることになりました。使い慣れているツールの拡張を通じて解決を図るというのは妥当な判断だとおもいますね。

ところが拡張された機能を試用してみるたところ上長とメンバー(従業員)のコミュニケーションに重きが置かれたインタフェースとなっていました。当初重要視していた、メンバー(従業員)同士の情報共有という視点が欠けてしまっており継続して利用するのは難しいかなと感じました。

また手書き日報であれば上長は部下の日報を一覧で見れていたのが新システムの場合、社員それぞれのページ(個別ページ)にアクセスしなければならず従来よりも上長の確認・フィードバックに時間を要すこととなってしまいました。こうした経緯もあり、自社で開発した新システムでの運用はストップすることとになりました。

タイムライン表示・従業員同士の情報共有・上長からのフィードバック求めていた機能を備えていたZENOクラウド日報

従来の運用方法の良さを残しながら報告・フィードバックにかける時間が大幅に短縮!

自社システムのアップデートを待ちながらも、別の可能性も探りたいということで日報クラウドツールも有料・無料問わず探していました。そこで見つけたのがZENO(ゼノ)でした。試用してみたところ今までの運用に近い運用ができそうという印象を受けました。この使い方であれば定着するなと直感的に思い、すぐに社員に共有しましたね。私が感じたZENOクラウド日報の利点・メリットは以下の通りです。

ZENO(ゼノ)クラウド日報の機能
  • 投稿された日報は一覧で表示されること
  • 投稿された日報は上司・部下関係なく誰でも見えること
  • ZENOクラウド日報-タイムライン表示
    日報は一覧で表示されます

  • テンプレート機能
  • ZENOクラウド日報-テンプレート作成
    柔軟に設定できるテンプレート

  • 上長や同僚からのコメントやフィードバックが容易であること
  • ZENOクラウド日報-csv出力機能
    いいねやコメントを投稿することができます

  • クラウドであること(出張や外出先からでも投稿・閲覧・編集が可能)
  • スマホやタブレットで確認ができること(マルチデバイス・レスポンシブ)
  • ZENOクラウド日報-マルチデバイス対応
    スマホやタブレットでも投稿、確認することができます

従業員は、自分が投稿したいタイミング、投稿できるタイミングで日報を提出することができるようになったことに加えて
今まで悩んでいたレイアウトに悩むことがなくなり、手書き日報よりも報告内容は充実していきました。
従来の課題が解消されたことでメンバーからも特にネガティブな声は聞かれませんでした。

日報の提出時間が10時間以上短縮!クラウドだから多拠点の情報共有もカンタンに実現!

提出時間が劇的に改善

当初は、翌日に提出されていた日報の提出時間が劇的に改善、当日中に全従業員の日報が提出されるようになりました。
翌朝のミーティングでは前日の日報で報告・共有されたことに対して議論するなど従来の運用方法ではできなかったコミュニケーションが生まれています。

日報のために帰社する必要がなくなった

ZENO(ゼノ)はクラウドサービスだから移動中や外出先からでもPCやタブレット、スマホで日報が投稿できるため、
日報記入のための帰社する必要がなくなったのも大きいですね。

複数拠点での情報共有も実現

全国にある拠点のマネージャーにもZENOを利用してもらっています。
各拠点で何が起きているのかがZENOを通じて共有できるため以前よりも情報共有がスムーズになりました。
普段から日報を通じて課題や状況が共有されているため、ミーティングの進行なども改善されていると思います。

おすすめの機能・これから使ってみたいZENOの機能

管理者目線でのおすすめの機能はコメント、レポート、複製機能ですね。

コメント機能

投稿された日報に対していいねやコメントが投稿できます。
投稿したコメントは全社員が閲覧できるように設定しており
情報共有にかかるコストが低減できています。

ZENOクラウド日報-csv出力機能
コメントやいいねが投稿できます

レポート機能

提出状況をチェックするにはレポート機能が便利です。
自分自身の投稿内容もカンタンに振り返れますのでよく利用しています。

ZENOクラウド日報-レポート機能
投稿数や投稿状況を確認することができます

複製機能

アナログではできないのが複製(コピー)機能です。
目新しい機能ではありませんが時短も図れますし便利ですね。

ZENOクラウド日報-複製機能
過去投稿した日報を複製することができます

日報が定着してきたこともありZENOの別の機能を見る余裕がでてきました。
これから積極的に活用していきたいのは、ノートとカレンダーです。
ノートはToDo、タスク管理の他議事録管理としても利用できるのが魅力だなと感じています。
カレンダーはシンプルな機能ではありますがZENOの各機能とカンタンに連携されるのは便利そうですね。

ZENOカレンダー
顧客管理や会議室予約などの予定も表示できるカレンダーアプリ
ZENOノート
議事録やToDoを管理することができるZENOノート

企業プロフィール

所在地 岐阜県
従業員数 101〜200名
業種 物流/運輸
主な使用アプリ 日報

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