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月300件の稟議書や申請書のデジタル化を推進。申請にかかる時間が半減しました!

作成日 21/06/15

最終更新日 21/06/15

ZENO(ゼノ)申請を導入する前は、月300件に及ぶ稟議書や申請書の提出・管理を全て「紙」で行っていましたが、ZENO(ゼノ)導入とともに申請をクラウド×デジタルに移行しました。導入前には申請から承認まで、1件あたり15~20分かかっていたものが電子化したことで、1件あたりにかかる時間を5~10分程度に短縮することができました。 申請速度もあがり、紛失してしまうというトラブルも激減。印刷や保管コストも最小限に留めることができ経費削減にもつながっています。紙管理の廃止でリモートワーク・テレワークも快適になり、導入効果を実感しています。
目次

導入検討開始から約30日で大量の紙申請のデジタル化に成功

月300件の稟議書や申請書を紙で管理していた

もともとは月300件の稟議書や申請書をすべて紙で提出・管理していました。紙での管理における課題はどこも同じだと思いますが、

「申請から承認までに時間がかかる」
「誰までが承認しているのか?という承認状況がわかりにくい」
「申請書類を全て印刷しなければならず印刷コストがかかる」
「雛形の管理・周知に手間がかかる」
「保管にかかるコスト(ファイリング、保管場所の確保)がかかる」

など、とにかく煩雑な状態でした。入社して間もないスタッフの場合、誰に申請書類を提出すれぼよいかわからないため、そのレクチャーにも時間がかかってしまうのも課題の一つでしたね。コロナウイルスの感染拡大によりテレワークを推奨していても、紙での提出・管理のままでは社員は出社しなければいけない、といった場面もあり導入を検討していました。

導入決定から約1.5ヶ月で全体利用を開始

ZENO(ゼノ)導入の決め手は、申請管理の機能だけではなく、工数管理や日報といった他にも当社が抱えていた課題の解消も見込めたからでした。なにより、複数の機能を低価格でまとめて利用できるのは、ZENO(ゼノ)の大きな魅力だと思います。導入決定後、テンプレートの設定と申請経路の確認、そして社員への周知といった利用準備の期間はおよそ1.5ヶ月ほど。導入後、社員からの問い合わせも、新しいシステムの導入による混乱なども想定より少なかったように思います。大きなトラブルもほとんどありません。社員からはネガティブな意見より、むしろポジティブな意見のほうが多かったように思います。

ZENO(ゼノ)申請・ワークフローシステムで実現したこと

承認経路で迷わなくなった

ZENO(ゼノ)導入前は、申請書ごとに申請経路が異なることもあり、すべての申請経路を把握することが難しい状況でした。申請時には経路の確認も合わせて行うなど、申請一つに大幅に時間をとられるといったことが頻繁に起きていました。ZENO(ゼノ)申請・ワークフローシステムは、申請者ごとに経路を自動生成してくれるので経路確認を行う手間やミスが減りました。また、申請書ごとに別途で承認経路を変更することもできるため、部署をまたぐ申請なども以前よりスムーズに提出することができました。

申請にかかる時間を大幅に短縮

ZENO(ゼノ)申請・ワークフローシステムを導入したことで、申請から承認にかかる時間が劇的に改善しました。従前の方法では申請から承認までにかかる時間は15~20分程度かかっていましたが、それが5分程度にまで早まりました。これは大きなメリットです。紙管理の場合、外出や出張などで承認者が不在の場合、その分承認までに時間がかかります。また、現状どこで申請書が止まっているのかなど、承認状況が見えにくいというデメリットも生じていました。ZENO(ゼノ)申請・ワークフローシステム導入後は、そうした申請状況のステータスを可視化してくれるため、現在の承認者などをすぐ確認できます。こうした機能が承認リードタイムの短縮につながっているのかなと感じています。

書類管理の負担軽減、印刷コストの削減を実現

紙管理をしていると当たり前ですが、申請書を印刷し、添付書類と合わせて上長に提出しなければなりません。決裁・承認済の書類は、ファイリングして保存するなど、保存場所の確保も必要です。さらに申請書式・雛形(テンプレート)の管理も必要でした。書式が変わる度に周知を行い、申請者が利用する書式が最新版でないときには再提出を求めるといったことも起きていましたね。ZENO(ゼノ)申請・ワークフローシステムを導入したことで、これらの課題がなくなりました。全て電子化されているわけですから、印刷も保管も最小限でよく、保管場所の確保をする必要がなくなりました。書式変更もZENO(ゼノ)上でテンプレートを変更し、周知すれば完了となりました。さらには申請書の書き方などの説明も一緒に記載しておけるため、毎回記入例などを調べる手間も減り、非常にスムーズに申請をあげられるのは便利です。管理部の負担軽減はもちろん、申請者側も印刷・捺印などのコストが大幅に削減されました。

リモートワークやテレワークも快適に

コロナウイルスの感染拡大を受けて、弊社でも在宅勤務(テレワーク)を推奨しています。申請・ワークフローシステムをクラウド化したことで、申請者も承認者も「申請・承認のために」出社する必要はなくなりました。もちろん出社の理由は申請だけではないことは理解していますが、ペーパーレス化・デジタル化を促進した結果、従業員の安全も確保できたことは良かったなと考えています。こうした成果を受けて、属人的な業務やアナログ管理になっている点を是正していければと考えています。

クラウド×デジタル化で申請時のトラブルが激減

ZENO(ゼノ)申請を導入する前は、毎月大量の申請書類を全て紙で行っていたために生じた様々なトラブルも、クラウド×デジタル化の推進で大幅に減少しました。
ZENO(ゼノ)を導入する際には懸念もありましたが、実際に導入してみたところ、

「導入費用が低価格である」
「設定から本格導入までの時間が少なかった」
「社員たちの利用定着も比較的スムーズでポジティブな意見が多い」
「申請のワークフローが一目でわかる」

など、その懸念はすっかり払拭されていました。紙管理の廃止でテレワークも快適となり、社員の安全確保にも貢献してくれています。他にも課題に感じている業務などをZENO(ゼノ)の機能で解決していきたいと考えています。

企業プロフィール

所在地 東京都
従業員数 51〜100名
業種 士業/コンサルティング・専門サービス
主な使用アプリ 日報・工数管理・会議室予約・申請
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