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表計算ソフトを使った工数集計をZENO(ゼノ)にリプレイス。工数管理にかかるコストが大幅に軽減。

作成日 21/06/15

最終更新日 21/06/29

ZENO(ゼノ)工数管理を導入する前は、プロジェクト管理はすべて表計算ソフトで行っていました。50名に及ぶ従業員に工数集計用のファイルを渡し月末になると回収するという方法で運営を行っていたのですが、とにかく負担が大きかったのです。マスタ管理・入力・回収・集計という各プロセスにかかる負担が膨大で、システム導入で解消できないかと考えました。ほかにも申請や日報にも問題を抱えていたこともありまとめて解消できるZENO(ゼノ)を選びました。
目次

50名分の工数レポートの集計に悪戦苦闘

表計算ソフトでの工数管理はコストがかかりすぎる

案件マスタも日々の業務報告もすべて表計算ソフトを使っていて、月末に各々が登録した報告ファイルを回収し集計するという流れで管理をしていました。マスタの管理負担は軽微だった反面、回収と集計にコストがかかっていました。従業員50名分の集計用ファイルを回収するのも大変ですし、すべての入力情報をまとめて集計するとなると管理部の負担は相当なものになります。
手作業での集計作業をシステム化する。そうすることで管理部の負担を大幅に減らし、本質的な業務に注力できるのはないかと考えました。

意外?にもシステム導入の反対意見はなかった

ZENO(ゼノ)工数管理システムは従業員にも好評

「意味がない」「無駄」と思われがちな工数管理ですが、対応時間を管理することは原価計算のためにも不可欠な情報です。いくら負担が大きくても工数管理をやめるという選択肢はそもそもありません。回収と集計の手間をなんとかしなければ、というのが目下の課題でした。そんなとき、クラウド上で工数管理ができるというZENO(ゼノ)を紹介してもらいました。従業員に作業時間を入力してもらうだけで、案件別、従業員別にレポートを作成できるということなので試しに使ってみることにしたんです。工数管理については、従業員側はエクセルでの報告のほうが楽かもしれないなとも思っていたので、反発も覚悟していました。ですが意外?にもZENO(ゼノ)の工数管理システムへの後ろ向きな意見は少なかったように思います。同僚からも一定の理解が得られたので、導入に対してさらに前向きになれましたね。

社内の困りごとを一気に解決

さらにZENO(ゼノ)の機能について話を聞いてみると、工数管理はもちろんのこと、会議室予約やクラウド日報、申請といった業務ツールもパッケージに含まれているということでした。
工数管理の運用に課題があったわけですが、会議室予約や申請関係の課題も一気に解決できるイメージがわいたので、とても魅力的なシステムだと思いました。

ZENO(ゼノ)工数管理 ここがおすすめ

案件管理・マスタ管理がカンタンに行える

ZENO(ゼノ)工数管理のおすすめのひとつは案件管理、マスタ管理がカンタンに行える点です。ZENO(ゼノ)顧客管理と連携できるとサポートチームの担当者の方に伺ったのですが、当社では案件名=顧客名としてプロジェクトを登録しています。今までの表計算ソフト管理と大きく変わることはないのですが、ローカルで管理していると管理方法や更新方法といった運用に関わることが全て属人化してしまうリスクがあります。その点については、ZENO(ゼノ)工数管理を利用することで属人化リスクが緩和されています。

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工数管理の設定を通じて案件管理を行うことができます

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顧客管理連携や見積、想定コストなどの登録が行えます

報告方法が多彩

通常は、当日の作業時間を報告するという形が一般的です。それに加えて、ZENO(ゼノ)カレンダーの利用、報告テンプレ作成機能、前日の報告内容の複製機能というように様々な報告方法が用意されているのも良かったです。現在は作業時間を入力して作業レポートを作るだけ、というシンプルなパターンを採用しています。カレンダーに開始と終了時間を入力し、作業レポートを作成するといったチャレンジもしてみましたが、結局はシンプルなパターンがいちばん定着しやすかったです。業種によって工数管理の方法は様々だと思うので、自社に合った形を選べたというのも定着の要因かもしれません。

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基本は、案件・作業・時間を選択します

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入力パターンをテンプレートとして保存することもできます

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カレンダーを通じて工数レポートを作成することも可能です

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登録した工数はカレンダーにも反映されます

工数集計にかかるコストが大幅に低減

やはり最も大きいのは集計時間の短縮です。これまでは前月の作業情報を月初にまとめて集計していたのですが、プロジェクト別の集計結果はZENO(ゼノ)で自動計算されているので、それに単価などをかけ合わせて原価表を作るだけになりました。当然この締め作業にかかる時間は大幅に短縮され、月初の業務ストレスが激減しました。ZENO(ゼノ)工数管理では月別の作業レポートをcsv形式で出力できますし、各プロジェクト(案件)ごとのレポートもカンタンに見ることができます。表計算ソフトを利用して管理するのも便利なのですが、結果的に運用面で負担が出てきてしまいます。こういったクラウドサービスを利用することは「脱属人化」という面で非常に重要な側面があります。

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案件別の作業レポートが自動生成されます

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案件レポートの他、月別レポートも確認できます

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データはcsv形式で出力することもできます

作業レポートを日報にインポートできる

当社では、ZENO(ゼノ)工数管理とZENO(ゼノ)クラウド日報を連携して利用しています。連携機能はZENO(ゼノ)側で提供されている標準機能なので、ワンクリックでZENO(ゼノ)工数管理で作成した作業レポートを日報に取り込むことができます。その日の業務内容はZENO(ゼノ)クラウド日報を通じて確認することができるため、日々の進捗確認が格段に楽になりましたね。ZENO(ゼノ)工数管理を使うなら、ZENO(ゼノ)クラウド日報もセットで利用するのがおすすめですよ。

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工数管理とクラウド日報の連携もカンタンです

日報で社員間のコミュニケーションが活性化

現在、当社ではリモートワーク導入に伴って従業員は在宅勤務になっています。そういった状況で気になっていたのは、コミュニケーション量が減ってしまうことです。どうしたものかと思っていましたが、ZENO(ゼノ)クラウド日報にある、「いいね」や「コメント」機能を使うことで従業員同士が自然とコミュニケーションできているのが印象的でした。日報のフォーマットも自由度が高いので、ふとした気づきやプライベートでの出来事を日報に書くこともできますよね。それに対して、別の従業員がコメントするといった形でつながりが持てるのは非常に良いと思います。ZENO(ゼノ)導入当初は想定していませんでしたが、こういったコミュニケーションの仕方があるんだなと改めて気づかされました。

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いいねやコメント機能を利用してクラウド日報内でのコミュニケーションも活性化しています

企業プロフィール

所在地 東京都
従業員数 51〜100名
業種 士業/コンサルティング・専門サービス
主な使用アプリ 日報・工数管理・会議室予約・申請
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