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業務報告率が飛躍的に向上!Accessを使った日報管理をやめてZENO(ゼノ)クラウド日報を導入

作成日 21/06/15

最終更新日 21/06/15

県内にいくつか拠点があるため、本社スタッフだけでなく各拠点のスタッフの日報も管理する必要があります。終業時に1日の業務内容をまとめて報告してもらうのですが、Accessを利用した日報システムは入力しづらく、見づらいという問題が。報告率はどんどん低下していました。また、報告内容は誰でも見られる状況なのに、実際に確認しているのは管理者だけ。もっと同僚の業務内容に興味を持ってほしい、そんな考えからZENO(ゼノ)クラウド日報の導入を決めました。
目次

リマインドし続けても報告率が上がらない

50%以下という低い報告率

当社では業務報告は日報形式で行っています。いくつかの拠点で業務にあたっているメンバーの業務内容の確認は欠かせないことなのですが、とにかく報告率が低かったんです。管理者である私が呼びかけても報告率は70%くらい、声がけをやめると50%以下になってしまうこともありました。伸び悩みの要因として最も大きいのは、業務が忙しくて日報に時間をかけられないということ。それから日報自体の意味が見出せていないということもあるでしょう。「日報はめんどくさい」「意味がない」「書き方がわからない」という仕組みそのものに対する疑義があるんでしょうね。それでも、日報自体をやめるという選択はできませんでした。

同僚同士のコミュニケーションを活性化したい

日報システムの見直しが必要

Accessを利用した日報システムを使っていたのですが、「入力しづらい」「見にくい」「報告しても見られているのかわからない」といったインタフェース面で課題を抱えていました。
というのも、弊社で利用していたシステムは日報一覧と詳細ページで構成されていたのですが、詳細ページがそもそも非常に見づらかったのです。そのため、同僚の日報を自由に閲覧できるはずなのに、管理者である私以外、同僚の日報を確認することはほとんどありませんでした。日報はデイリーで発生することなので、使い勝手が悪いのは大きな問題です。日報は私にとっても組織にとっても必要なコミュニケーションツールのひとつです。早急に日報システムそのものの見直しが必要でした。

トライアルで使い勝手の良さを実感、導入を決定

いま組織に必要なのはクラウド日報だった

部下にとっては不要だったとしても、上司にとっては必要な情報ってありますよね。組織運営するうえで日報提出をルール化することもできますが、やはりツールそのものの問題が大きいと感じていました。Accessを利用した日報システムは、情報の管理がしやすいという点がメリットかもしれません。だけど、管理者の狙いや思いを部下に周知しにくいというデメリットのほうが大きかったのです。そこでいくつかの有料サービスを試してみて自社にあったものを選ぼうということになりました。投稿しやすさ、見やすさ、どこからでもアクセスできるという「使い勝手の良さ」が選定要件でした。いくつかの候補のなかにあったのがZENO(ゼノ)クラウド日報です。約1か月ほど3〜5人のメンバーでZENO(ゼノ)クラウド日報を使ってみると、投稿のしやすさ、投稿した日報の確認のしやすさに歴然とした差を感じたのです。迷いなく導入を決めたのは言うまでもありません。

ZENO(ゼノ)クラウド日報 ここがおすすめ

日報作成の時間短縮

ZENO(ゼノ)クラウド日報のおすすめポイントは、とにかく操作がカンタンなことです。管理者が作成したテンプレートを呼び出して必要な項目を入力するだけで報告は完了です。また、前日の日報を複製して、数値などの変更部分のみを編集することもできます。イチから日報を書く手間を省き、当日の日報として報告することもできます。以前のシステムと比較すると、報告にかかる時間は1日2〜3分は短縮したと思います。たかが2〜3分ですが、年間にすると8時間程度になります。丸1日分の業務カイゼンが実現できたと捉えることもできるので、この効果は大きいのではないかと思います。

同僚の日報(報告)の確認も楽々

ZENO(ゼノ)クラウド日報を導入することで、あんなに苦労していた報告の確認も行いやすくなりました。日報はすべて一覧画面上に表示されているので、いちいち詳細画面にジャンプしなくてもスクロールだけで日報の内容確認ができます。スマホやタブレットでも確認ができるので、移動中や出勤途中に日報を確認するのが日課になりました。空き時間や隙間時間を使って日報確認ができるのは、クラウド日報ならではの利点ですね。

役職に関わらず情報をオープンにできる

ZENO(ゼノ)クラウド日報は、日報の閲覧権限を設定することもできますが、弊社ではあえてオープンにしています。新人もベテランも役職も関係なく、すべての従業員が日報を使って情報共有できるようになりました。この点は非常に満足しています。もちろん、管理者である私も毎日日報で業務内容の報告をしています。情報をオープンにすることで、コミュニケーションが深まるという効果も期待できます。実際に日報を通じて新たな繋がりも生まれているようなので、良い傾向だと感じています。

コミュニケーションが活性化

拠点が複数あるため、コミュニケーションが希薄になってしまうという課題はもともとありました。さらにこの1年に限れば、新型コロナウイルスの影響もあって、移動が限定されてしまいコミュニケーション量が激減。結果として同僚の業務内容や業務状況も把握できない、しにくい、そしてコミュニケーションが希薄になるという悪循環が続いていました。課題意識はありましたが、効果的な策が講じられていないのは大きな悩みでした。ただ、ZENO(ゼノ)クラウド日報を導入したことで、コミュニケーションが活性化されていると実感できるようになったのです。
同僚の日報が見やすくなったので、同僚の業務に関心を持つスタッフが増えました。またZENO(ゼノ)クラウド日報にある「いいね」や「コメント機能」を使って、業務(時には業務外のことでも)に関連することを日報上で意見交換することも増えてきました。

報告率は90%以上にカイゼン

情報がオープンになること、いつでもアクセスできること、投稿も容易であることなどが要因となって日報の報告率も劇的にカイゼンしました。もともとは50%前後、私が投稿を促して70%程度だった報告率が、いまやリマインドなしで90%~95%ほどまでカイゼンしました! 実際、リマインドする側も毎日となるとストレスだったので、自走するようになってとても助かっています。報告数などは週次、月次のレポート機能を使ってカンタンに振り返ることができますし、検索すれば過去の日報もすぐに見つかります。報告はするけど振返りはあまりしないというのは日報あるあるだと思いますが、過去の情報へのアクセスのしやすさという点も重要なのではないでしょうか。報告率が低いという悩みを持っているマネージャーの方々、ZENO(ゼノ)クラウド日報はおすすめですよ(笑)

企業プロフィール

所在地 群馬県・埼玉県
従業員数 101〜300名
業種 士業/コンサルティング・専門サービス
主な使用アプリ 日報
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