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【日報の書き方】業務日報の目的や意味、メリット、共有方法について解説

作成日 21/08/04

最終更新日 21/09/06

【日報の書き方】業務日報の目的や意味、メリット、共有方法について解説
「日報」は報告や連絡のためだけでなく、うまく運用すれば業務改善に役立つツールとして機能します。
しかし、日報の目的や意味を理解しないままでは、ただのめんどくさいタスクと思われてしまいがちなのも事実。
「日報を書いてもらいたいけど、めんどくさいと思われている」
「形骸化していて日報の意味がない」
そんな悩みを持つ経営者、管理者も多いようですね。
そこで今回は、業務改善ツールとしての日報に注目し、日報を書く意味を見出してみたいと思います。日報の目的やメリット、日報の書き方もわかりやすく解説します。
目次

日報とは?

日報とは、その日の業務を上司やチームメンバーに「報告」するための書類のことです。日報を通じてプロジェクトの進捗状況や課題を共有することができるので、報告ツールとして多くの企業で活用されています。

また、日報を書くことで自分が1日に行った業務の「振り返り」もできます。目標への達成度を可視化することで、反省点や改善点などの気づきを得るきっかけにもなります。

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日報の目的や意味を理解しよう

日報を書く目的は単なる業務記録だけではありません。

もちろん、従業員一人ひとりの業務を把握するという目的もありますが、目標達成の進捗状況を可視化する、目標達成までの課題を把握することが本来の日報の役割といえます。

つまり、日報を正しく運用することで業務改善に繋げられるということです。進捗に遅れがあるようなら軌道修正案を練ることができますし、従業員側からも疑問や困りごとを吸い上げることもできます。

「日報は意味がない」と思われがちなのは、日報の目的や意味を正しく理解されていないことが原因だと考えられます。なぜ日報を書くのか、経営者や管理者がどのように日報を活用しているのかを正しく伝えることも大切です。

日報を書くメリットとデメリット

日報を書くメリットは、コミュニケーションやコラボレーションが生まれることにあります。日々の業務で生じた疑問や困り事などを共有することで、従業員間のコミュニケーションが深まりやすくなります。

また、目標に対する業務内容、進捗、課題、改善案、次のタスクなどを明文化することで、自然と課題の認識と改善が習慣として身に付きます。経営者や管理者は日報を通じてアラートを検知しやすくなるというのも大きなメリットです。

逆に日報を書くデメリットもあります。

日報を書く人、管理する人が、日報を書く目的や意味を理解していなければ形骸化しやすいという点です。上司からのフィードバックがない、日報を提出することが目的になっている、1日の感想を書くだけのものになっているという場合は、日報を書くメリットを感じられないかもしれませんね。

日報の書き方

日報をただ書くのでは、業務改善には繋がりません。また、「日報に何を書けばいいかわからない」というのも困りものです。必要な情報をシンプルな形で吸い上げられるように、日報テンプレートを用意したほうが成果を得やすいでしょう。

日報の書き方①PDCAサイクルを意識したテンプレート

PDCAサイクルとは、「PLAN:目標」「DO:実行」「CHECK:評価」「ACTION:改善」の頭文字で業務改善をめざす手法のひとつです。

日報を書く目的は「PDCAサイクルを小さく回す」ことにあるため、日報のテンプレートもPDCAサイクルを意識したものにします。

  • 今日の目標
  • 業務内容
  • 良かった点
  • 改善すべき点
  • 明日の目標

というように、日々行動変容を促せるようにすることがポイントです。

日報の書き方②もっとシンプルなYWTテンプレート

よくある振り返りのフレームワークに「YWT」というものがあります。「Y:やったこと」「W:わかったこと」「T:次やること」の頭文字で、PDCAよりもシンプルに1日の業務をまとめられます。

日々の気づきを積み重ねていくことで、より具体的な目標を立てることができるようになります。

日報の書き方③所感も追加する

業務に関する疑問や質問なども、積極的に書くようにしましょう。

あえて書くことを決めずに、お客様とのやり取りで印象的だったことやちょっとした気づき、業界ニュースなどを共有する欄にしてもいいですね。ときにはプライベートでの出来事を書くのもOKです。

日報の共有方法

日報を書いたら、どんな手段で共有するかも重要です。共有方法によって「フィードバックのしやすさ」も変わってきます。

メールやチャットツールにWordやExcelを添付して送信する、という方法が一般的でしたが、経営者や管理者側で提出状況を把握するのが難しいという問題がありました。あとから日報の内容を検索することも難しく、フィードバックも得られないため、あまり得策とは言えません。

できればグループウェアやクラウド型の日報ツールを使うことをおすすめします。

おすすめのクラウド日報については以下の記事でくわしく解説しています。
【2021年最新】クラウド日報おすすめ6選!便利な日報アプリ・WEBツールを徹底比較

まとめ

業務日報は「意味がない」「めんどくさい」「書くことがない」と思われがちですが、それは日報の目的や意味を正しく理解していないからだと考えられます。また、日報に対してフィードバックがないのも、日報が形骸化してしまう原因のひとつです。

日報は業務改善や成長のきっかけにもなるツールです。成果を出すためにも、日報の書き方を見直してみましょう。

そのためにも、課題や改善点に気づきやすい日報テンプレートを作ることは意外と重要です。また、共有やフィードバックがしやすいようにグループウェアやクラウド型の日報ツールを使うこともおすすめします。

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