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【工数管理とは?】工数管理のメリット・デメリット、工数管理システムの必要性について解説

作成日 21/08/17

最終更新日 21/09/08

【工数管理とは?】工数管理のメリット・デメリット、工数管理システムの必要性について解説
「工数管理」とは「プロジェクトの完遂に必要な工数を可視化して管理すること」です。工数の合計は「プロジェクトに要する時間」×「プロジェクトに携わる人数」で算出されるため、管理の対象は「時間」と「人」になります。
さまざまな業界で生産性向上と業務効率化が重要視されている近年では、工数管理のメリットと管理に必要なシステムの知識が不可欠といえるでしょう。
そこで本記事では、工数管理の意味や目的、成功させるポイントなどについて詳しく解説していきます。
目次

工数管理とは

工数管理の「工数」は、「プロジェクトに要する時間」×「プロジェクトに携わった人数」で算出される概念です。この「工数」を可視化して管理することを「工数管理」と呼びます。

工数の単位は「人月(にんげつ)」や「人日(にんにち)」で表されるのが一般的です。たとえば、「1人の作業者が1日8時間、1か月20日稼働する」のように仮定して算出された工数の単位は「人月」になります。この例の場合、1人が60日作業してこなせる量は「3人月」です。

工数管理では、この工数の概念を利用してプロジェクトの完了に必要なメンバーや期間、実際にかかった工数などを可視化します。

工数管理の目的

工数管理には、主に3つの目的があります。

  • 生産性向上を実現させる
  • 予算や人員を適切に配分する
  • 企業全体の収益を改善する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

生産性向上を実現させる

不要なトラブルの処理にかかる資材を最小限にできるため、企業全体の生産性向上につながります。従来の管理方法では計画通りに進行していない箇所の特定が難しく、作業の遅延や品質低下などの問題が発生する可能性もありました。

しかし、工数管理によって作業の進捗状況を可視化すれば、計画と進捗状況の乖離を容易に把握できるようになります。

予算や人員を適切に配分する

異なるタスクを同時に進めている別チームの進捗状況も管理できるため、作業が遅れているチームに予算と人員を集中させることができます。各チームで進捗状況を共有すれば、社内コミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。

企業全体の収益を改善する

工数管理は、作業に要した人員と時間だけではなく、収益もプロジェクト単位で可視化します。企業の中長期的な成長のためには、全体の収益だけではなく、プロジェクトごとの正確な収益把握が欠かせません。企業はプロジェクトの集まりとも言えるため、プロジェクトごとの収益管理は全体の収益改善にもつながります。

工数管理のメリット

工数管理は企業だけではなく、作業者や顧客にもさまざまなメリットをもたらします。それぞれの立場から見たメリットを確認していきましょう。

企業のメリット

進捗状況を把握しながら納期と予算の管理ができるため、企業の信頼度と収益性の向上が実現します。工数管理のデータが蓄積されれば、類似の案件が発生した際も精度の高い計画や見積もりの作成ができるようになります。

作業者のメリット

各作業者がプロジェクトの進捗状況を把握して、当事者意識をもちながら目の前のタスクに集中できるようになります。可視化したコストや収益の状況を共有すれば、作業の効率化に対する意欲も高まるでしょう。各人が過去のデータから問題がある箇所をチェックしてスキルアップにもつなげることも可能です。

顧客のメリット

工数管理による精度の高いプランと見積もりを提示されることにより、大きな安心感を得られます。可視化した進捗状況を連携すれば、作業中のトラブルや納期遅れに対する不安も軽減されるでしょう。

工数管理のデメリット

工数管理には、主に2つのデメリットがあります。

  • データと実際の数値に誤差が生じる
  • 本格運用までに時間がかかる

適切な管理を実現するためにも、デメリットを事前に確認しておきましょう。

データと実際の数値に誤差が生じる

作業に費やした時間は作業者が報告することになりますが、報告の内容が曖昧になると、データと実際の進捗状況に誤差が生じてしまいます。精度の高い工数管理を行うためにも、作業時間の正確な報告を徹底しましょう。

本格運用までに時間がかかる

管理に携わる作業者が工数管理の方法を正しく理解するまでには、どうしても一定の時間がかかります。導入後のトラブルを防ぐための試験的な運用期間や、管理の方法と重要性を周知させる時間も必要になるでしょう。

工数管理を成功させるポイント

工数管理の成功に欠かせないポイントは、次の3つです。

  • 計画と実績を比較する
  • 作業者間でのデータを共有する
  • 工数管理システムを活用する

それぞれ詳しく解説していきます。

計画と実績を比較する

工数管理を成功させるためには、日・週・月単位で計画と実績を比較するのが理想です。単に比較するだけではなく、管理に失敗した原因や成功した理由も分析しながら精度を高めていきましょう。作業進行中に計画と途中経過を比較すれば、予算や人員に修正を加えることもできます。

作業者間でデータを共有する

工数管理のデータを作業者間で共有することも大切です。各作業者やチームがデータを共有して分析できるようになれば、現場の声を反映した改善が行えます。また、全作業者が生産性向上と業務効率化の意識を持てるようになり、作業に対するモチベーションも高まります。

工数管理システムを活用する

正確でスムーズな工数管理を実現するためには、工数管理システムの活用が欠かせません。エクセルなどの表計算ソフトでも管理できますが、業務の属人化や膨大なデータ量による動作の遅延といった弊害も生じます。すべてを手入力で行うため、作業者に大きな負担もかかります。

工数管理システムは入力者の負担が軽減されるように設計されているため、毎日のデータ入力に手間がかかりません。プロジェクトの人数や予算、工数に応じて柔軟にカスタマイズできるのも工数管理システムの特徴です。近年では、勤怠の打刻が自動的にデータとして蓄積されるシステムも登場しています。

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まとめ

工数管理は生産性向上と業務の効率化だけではなく企業全体の収益性を高めます。ただし、適切な工数管理を行うためには、デメリットや管理を成功させるポイントをチェックしておくことも大切です。

中長期的な視点で費用対効果を考えるなら、エクセルなどの表計算ソフトではなく、工数管理システムの導入を検討した方がいいでしょう。
「工数管理は無駄で意味がない」と思っている方も、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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