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勤怠管理システムとは?勤怠管理の必要性やシステム導入のメリットを解説

作成日 21/08/17

最終更新日 21/09/06

勤怠管理システムとは?勤怠管理の必要性やシステム導入のメリットを解説
企業において社員の勤怠管理を行うことは必須です。勤怠管理を適切に行っていないと、給与計算の負担が増えるばかりか、労働基準監督署などによって行われる監査にも対応することができません。
本記事では、勤怠管理の必要性やシステム導入のメリットについて詳しくご説明したいと思います。
目次

勤怠管理システムとは?

勤怠管理システムとは、社員の仕事開始および終了を管理するために構築されたシステムのことを指します。勤怠管理システムを導入することによって、雇用主は社員の労働時間・遅刻・早退・休憩、欠勤などの勤務状態を把握することができます。また、出勤および退勤の事実を客観的に証明するためのものでもあります。

勤怠管理システムを導入する必要性と意味

勤怠管理システムを導入するためには、イニシャルコストやランニングコストといった費用を正確に把握しておく必要があります。経費がかかることを念頭に置きつつ、勤怠管理システムを導入する必要性と意味について考えてみましょう。

1.社員の就業状況把握

社員の出退勤時間の記録から、労働時間の管理が容易になります。併せて超過勤務時間についても確認することができるので、特定の社員に業務が偏っていないかを把握して業務効率化を図ることができます。

また、部署単位で残業や休日出勤が多くなっているなどの事象があれば、会社として適切に対応することもできるでしょう。

2.給与の適正化

勤怠管理システムを導入することによって、正確な労働時間を把握することができます。

社員の超過勤務に対する報酬は、社会保険料や税金に関わってくることからも正確に把握する必要があります。社員に対して適正に給与の支払いを行うためにも、勤怠管理システムの導入は効果的であると言えるでしょう。

3.法令遵守

会社として、法令遵守をしなければならないことは当たり前の話です。社員の労働時間に対して適切な報酬を支払っていなければ労働基準法違反となることは明らかであり、そのような会社はブラック企業と称されることでしょう。

勤怠管理システムを導入することによって、社員の労働時間を適切に把握して報酬を支払っていることをアピールすることになりますし、自社が法令遵守していることを客観的に示せるようになります。

勤怠管理システムを導入するメリット

昨今では、勤怠管理システムを導入する会社が非常に増えています。勤怠管理システム導入によって得られるメリットは次の通りです。

  • リアルタイムで打刻管理が可能
  • 給与計算の人的ミスを未然に防止
  • アラート機能を搭載することにより過重労働を未然に防止
  • 労働基準法等の改正に迅速に対応可能

出退勤の打刻はリアルタイムで管理することができますし、通常の労働時間や超過勤務時間も正確に把握することが可能です。また、勤怠管理システムと給与計算を連動させることによってより適切な給与計算が可能となります。

また、勤怠管理システムにアラート機能を搭載することによって社員の過重労働を知らせることができます。個人への意識付けもそうですが、会社として迅速に適切な人員配置をすることも可能になります。

クラウド型の勤怠管理システムなら、労働基準法の改正があっても自動更新されます。法改正ごとにシステム更新をせずに済むので、長期間にわたって同じシステムを利用することができます。

勤怠管理システムを導入するデメリット

勤怠管理システムをクラウドで構築することによるメリットは上述したとおりですが、デメリットも存在します。

  • ランニングコストがかかる
  • 導入作業の負荷

従来、出退勤の管理はタイムカードやエクセルデータを使用して管理していたのではないでしょうか。初期投資が不要なため、比較的気軽にできる勤怠管理方法だといえます。クラウド型の勤怠管理システムを導入するとなると、初期費用や月額などのランニングコストを計上しなければなりません。

また、勤怠管理システムを導入する際は、自社の就業規則に合わせて詳細な設定を行わなくてはなりません。社員へシステムの使い方を周知する必要もあるため、運用が軌道に乗るまでは工数がかかってしまうこと覚えておきましょう。

勤怠管理システムを比較検討するときのポイント

勤怠管理システムを提供している会社は多数存在します。どこの勤怠管理システムを導入するのが一番良いのか検討に困ることもあるでしょう。

勤怠管理システムを導入するにあたって、比較検討すべきポイントは次のとおりです。勤怠管理システムが自社にマッチするのかどうか、十分に比較検討する必要があります。

  • 会社の勤務形態に合致したシステムか
  • 打刻方法は多様か
  • 使い勝手の良いシステムか
  • サポート体制が充実しているか

まとめ

勤怠管理システムは様々な会社がサービスを展開していますが、基本的な機能そのものには大きな差がないように思います。勤怠管理システムを選ぶ際は、「サポート体制」に注目して選んでみるのもおすすめです。

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