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【業務効率化ツール】クラウド日報なら月200時間の時短に!業務効率化の成功事例を紹介

作成日 21/08/20

最終更新日 21/08/20

【業務効率化ツール】クラウド日報なら月200時間の時短に!業務効率化の成功事例を紹介
業務効率化を考えたときに、まず思いつくのは「ツールを導入して無理・無駄をなくしたい」というアイデアではないでしょうか。業務にかかる時間を短縮できるツールは使って損はないですね。
そのなかでも比較的かんたんに導入でき、大幅に業務時間を短縮できると注目を集めているのがクラウド日報です。今回はクラウド日報の導入によって業務効率化できた成功事例をご紹介したいと思います。
目次

日報はめんどくさい?意味がない?

日報とは、その日に行った業務を上司やチームメンバーに報告するためのものです。業種や職種によって日報に書く内容は変わってきますが、日報を書くことで1日の業務の振り返りもできますし、進捗の度合いを確認するきっかけにもなります。

日報は本来、プロジェクトの進捗状況や問題点を把握するという役割を担うものですが、「めんどくさい」「意味がない」「書くことがない」と思われがちなのも事実。

その原因は日報の書き方と共有方法にあることが多いです。例えば日報をExcelやWordに入力してメールに添付して送るという方法では、日報を提出する方も日報を確認する方も大きな手間が発生してしまいます。後から日報を見返そうと思っても検索しづらいですし、フィードバックをするのも難しいですね。

日報に関する悩み

日報は提出する側だけでなく、確認する側の負担も大きいのが問題です。以下のような無理や無駄を感じていませんか?

  • 外出先から確認ができず、つい後回しにしてしまう。
  • 提出状況のチェックに手間がかかる。
  • 報告が形骸化していて業務内容や進捗状況が確認できない。
  • フィードバックを1:1で行っているのでナレッジが共有できない
  • 欲しい情報が上がってこず、口頭で確認している

ZENOクラウド日報で業務効率化

業務効率化をめざすには、やはりツールの導入がおすすめです。日報に限っていえば、「クラウド日報」を導入することで無理や無駄が大幅に削減されるでしょう。

ZENOクラウド日報は情報共有・業務効率向上をめざしたグループウェアのひとつ。グループウェアとは勤怠管理、会議室予約、社内掲示板、工数管理、CRM、SFAなどの様々な機能を備えたウェブツールのことをいいます。

クラウド型であればインターネットさえあればPCでもスマホからでもアクセスできるので、外出先や移動中でも利用することができます。もちろん、リモートワークにも対応しています。

クラウド型の日報ツールなら、共有も簡単ですし、提出状況の確認や集計も自動化されるというのもメリットです。上司によるフィードバックがしやすいのはもちろん、SNSのようにメンバー間のコミュニケーションが生まれやすいのも特徴です。

ZENOクラウド日報導入の成功事例

従来のExcelやWordで作った日報をメール添付で提出する方法から、ZENOクラウド日報に切り替えた場合、どのくらい業務効率化できるかをシミュレーションしてみましょう。

実際にZENOクラウド日報を導入した企業からヒアリングした結果をまとめてみました。

1.スキマ時間の有効利用

ExcelやWordで日報を作成し、メールに添付してメール本文を打ち込んで送信するまで平均10分かかります。ZENOクラウド日報なら、提出の手間を平均5分まで短縮可能。外出先や移動中の電車内でもスマホから日報の作成・提出・確認ができるので、スキマ時間を有効利用することもできます。

ZENOクラウド日報

2.提出状況の確認や集計が不要に

メンバーが日報を提出したかどうかの確認作業に平均5分かかります。ZENOクラウド日報なら、日報の提出状況は自動で集計されるので、無断な作業が発生しません

ZENOクラウド日報

3.情報の抜け漏れ防止

WordやExcelだと、報告内容に抜け漏れがないかチェックし、修正して再提出を依頼しなければなりません。それだけで平均10分の無駄が発生します。ZENOクラウド日報なら、あらかじめ日報のテンプレートを登録できるので、報告内容の抜け漏れを防ぐことができます。必要な情報を吸い上げられるように、日報のテンプレートをカスタマイズすることも可能です。

ZENOクラウド日報

4.すばやくフィードバック

日報で課題が発見されても、フィードバックや情報共有のためのミーティングで平均20分かかってしまいます。ZENOクラウド日報なら、日報に対してコメントを投稿することができるので、すばやくフィードバックをすることができます。さらに、日報の内容はメンバー間で自由に閲覧することができるので、情報共有にかける時間を平均10分まで短縮することができます

ZENOクラウド日報

1日30分の時短に!

日報提出から情報共有までにかかる時間を比較してみると、ExcelやWordを使った場合は1日45分、ZENOクラウド日報なら1日15分の作業で済みます。一人当たり最大1日30分の時短が可能になるということになりますね。

社員20名の会社なら30分×20名=1日10時間分の無駄を削減できることになります。1か月なら200時間分の業務効率化に繋がるのです。

ツールの導入で業務効率化を

日報に無理や無駄を感じていたとしても、日報そのものを廃止することはあまり得策ではありません。日報を価値あるものにし、情報共有をスムーズにするためにも日報ツールの導入をおすすめします。

ZENOクラウド日報なら直感的に操作が可能なので、誰でもすぐに使い始めることができます。日報以外にも勤怠管理、工数管理、顧客管理、会議室予約などの業務効率化に繋がるツールも備えているので、業務効率化を一気に加速させることもできます。

他社の成功事例を参考にしつつ、自社でどのように業務効率化を実践していくか検討してみてくださいね。

ZENOクラウド日報導入後の成功事例

・ZENOクラウド日報導入で、月15時間の業務効率改善! 紙日報と朝定例ミーティングを廃止し、業務効率の改善を実現することができました。(東京都・小売/流通/商社)

・手書き日報をZENOクラウド日報に移行して、提出時間が10時間以上短縮! クラウドだから多拠点での情報共有もカンタンに実現できました。(岐阜県・物流/運輸)

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