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テレワークで勤怠管理をする方法は?テレワークの課題から解決方法を紹介

作成日 21/09/02

最終更新日 21/09/06

テレワークで勤怠管理をする方法は?テレワークの課題から解決方法を紹介
数年前に描かれた「テレワークが当たり前の時代」は、新型コロナウイルス(COVID-19)感染症拡大という予想外の出来事により急速に訪れました。国土交通省の調査によれば、日本の雇用型就業者のうちテレワーカーの割合は2019年の9.8%から倍増し、19.7%に達しています。
多くの企業がテレワークへ取り組む中、大きな課題とされているのが「勤怠管理」です。そこで今回は、テレワークにおける勤怠管理の課題から、その解決方法をご紹介します。

参考:「テレワーク」実施者の割合が昨年度から倍増! 国土交通省

目次

そもそも、勤怠管理とは?

勤怠管理とは雇用主である会社が、従業員の就業状況を把握するための管理作業です。具体的には次のような作業を行います。

• タイムカードやICカードなどの打刻方法を提供する
• 打刻情報を集計して各従業員の勤怠状況を明確にする
• 計算した情報を給与計算に利用する
• 時間外労働の上限に近づいている、または超えている従業員を把握する
• 有給休暇の取得状況を正確に把握する
• 決められた就業時間と休憩時間が守られているか確認する

勤怠管理は雇用主の義務

勤怠管理は雇用主の義務であり、テレワークにおいても例外ではありません。従業員ごとに正しい就業状況を把握し、それを記録する必要があります。しかし、テレワークを実施している企業の中で最も多く課題と感じられているのが、他ならぬ勤怠管理です。

テレワーク課題のトップは勤怠管理

雇用型テレワークの現状と課題 厚生労働省

厚生労働省が発表した資料によれば、「テレワーク実施の問題・課題」に対する回答として総合的に多かったのは「労働時間管理が難しい」でした。つまり勤怠管理に課題を感じる企業が最も多く、その理由について次のようなものが挙げられます。

出典:雇用型テレワークの現状と課題 厚生労働省

理由1. 上司など監督者の目が届かない

テレワークにおけるコミュニケーション手段は多いものの、上司など監督者の目が直接届かないことは勤怠管理を妨げる大きな原因です。

単に「真面目に就業しているか?」ということだけでなく、「働き過ぎていないか?」など従業員のメンタルに関わる部分の監督も不足します。従って、テレワークでは働き過ぎにより心身の不調をきたすケースが少なくありません。

理由2. 労働時間の把握がむずかしい

テレワークにおいて勤怠管理が難しいとされる直接的な理由が、労働時間の把握の難しさです。労働時間を従業員の申告制としている企業も多く、客観的な裏付けのある労働時間を把握するのは困難です。

また、テレワークは業務プロセスが目に見えないことから「目に見える成果を出さねば」というプレッシャーが強く、従業員が実労働時間を正確に申告していない可能性が生じ、勤怠管理に支障をきたします。

理由3. 情報共有がスムーズにいかない

メール、チャット、Web会議、グループウェアなどテレワークでの情報共有手段は充実しているものの、やはりオフィス勤務時のようには情報共有がスムーズにいかないのも勤怠管理を難しくしている理由のひとつです。

労働時間をスムーズに共有するためのコミュニケーションツールを整えるよりも、勤怠管理がスムーズに行われる仕組みづくりが大切だと言えます。

テレワークの勤怠管理を改善するポイント

テレワークの勤怠管理が適切に行われないと、給与計算への正しい反映ができず従業員に不満を持たせたり、働き過ぎを防げず従業員の心身に影響をきたしたりするリスクがあります。数々のリスクを回避するため、テレワークの勤怠管理を改善するポイントを4つご紹介します。

テレワーク就業規則の策定

テレワークには、テレワークなりの就業規則が必要です。始業時刻、終業時刻、休憩時間などはもちろん、テレワーク時の所定休日や出退勤管理方法についても就業規則でしっかりと明示し、周知を徹底しましょう。厚生労働省が公表している『テレワークモデル就業規則』が参考になります。

ストレスの少ない時間記録

テレワークを実施する従業員は、普段とは違う労働環境に想像以上のストレスを受けています。そのストレスを可能な限り軽減するためにも、勤怠管理に必要な就業時間の記録方法はシンプルにしましょう。

Web打刻はシステムにアクセスしてボタンをクリックするだけなのでおすすめです。従業員がストレスなく継続できてこそ適切な勤怠管理も続けられます。

ITツールで勤怠管理を行う

遠くにいるもの同士がコミュニケーションをとるのは、情報通信技術が発展した現在でも簡単ではありません。就業時間を申告制にして、それをメール等でやり取りすると誤解が生じたり、情報集計中にミスが起きたりします。

従って、テレワークの勤怠管理はITツールで行うことをおすすめします。ITツールならWeb打刻が行われた時点でシステムに反映され、担当者が集計作業を行う必要がありません。ミスも手間もなくなるので、正確かつ効率良く勤怠管理が行えるようになります。

Excel(エクセル)での勤怠管理廃止

勤怠管理に関わる情報をエクセルで管理している企業もあるでしょう。しかし、テレワーク時代ではそろそろエクセルでの勤怠管理から、クラウドへ移行することをお勧めします。エクセルは集計時のミスが発生しやすく、手戻りの手間が非常に大きくなります。

その点、パソコンやサーバーにインストールするソフトをはじめ、インターネット上で利用できるクラウドソフトといったITツールなら、ミスなく適切に情報を管理できるのでエクセルで行う勤怠管理よりもずっと楽です。

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テレワークの勤怠管理はツールの導入で解決できる

テレワークの勤怠管理が難しいことは事実であり、多くの企業が悩んでいます。しかし実際のところ、ITツールを導入すれば解決できる部分が非常に多いのです。

また、現時点でITツールではなくエクセルなどで勤怠管理を行なっている企業は、テレワーク上の課題を解決するだけでなく勤怠管理の作業そのものが劇的に効率化されます。従って、現時点でテレワークは実施していないが今後実施する予定という場合も、ITツールによる勤怠管理を今から検討しておきましょう。

テレワークが当たり前になった今、目の前の課題をひとつずつ解決し、企業にとっても従業員にとっても快適かつ価値あるテレワーク環境を築いていくことが大切です。

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