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工数管理ツールで作業時間を見える化!報告と集計の無駄はZENOで解決

作成日 21/09/02

最終更新日 21/09/03

工数管理ツールで作業時間を見える化!報告と集計の無駄はZENOで解決
工数管理の役割は原価を計算するだけに留まりません。生産性向上を実現させる、予算や人員を適切に配分する、企業全体の収益を改善するなど、工数管理をして得られた数字を元に立案していきます。
しかし、作業時間の登録から報告、集計は思いのほか手間がかかるもの。工数管理をスムーズにするためのツールを備えた「ZENO」について詳しく解説します。
目次

ZENOクラウド工数管理ツールとは


業務効率化に必要なツールを備えるZENOには「クラウド工数管理ツール」の機能も搭載されています。作業時間の登録と集計をスムーズに行えなければ意味がない、という考えから、直感的な操作のみで工数管理ができる仕様となっています。

日々の作業時間を決まったフォームに登録することで、月末などの締め日に自動集計を行うことができます。さらに、原価計算を行った上でプロジェクト収支を計算するのはもちろん、営業や人事、総務といった業務に携わる人の作業時間の計測のため活用できます。

ZENOクラウド工数管理ツールで作業時間を可視化することで、マネジメントに活かすことはもちろん、業務のボトルネックを洗い出し自動化や外部委託化を検討するなど業務効率化に役立てることができます。何よりも、報告や集計にかけていた無駄な時間を削減することにつながります。

>>ZENOクラウド工数管理について詳しくはこちらから

まずは、プロジェクトを登録する

工数管理をするための準備として、まずはプロジェクトを登録します。例えば「ソフトウェア開発」「中途採用面接」「既存顧客対応」などと登録していきます。

プロジェクトごとに作業・工程毎の想定(予定)時間や公開範囲の設定なども行うことができます。
ZENO 工数管理アプリプロジェクトの登録を行う

作業・工程の登録

プロジェクトの登録が終わったら、プロジェクトに紐づく作業や工程の登録を行います。デザインや設計、開発といった工程登録や面接、架電業務、訪問業務といったタスクを登録していきます。
ZENO 工数管理アプリ作業・工程の登録を行う

日々の業務を報告

ここまで登録が終わったら、あとは日々の作業時間を登録していくだけになります。生産した個数や訪問した数など、数値も登録できるので、目標に対する進捗状況も可視化できるようになります。
ZENO 工数管理アプリ作業時間の登録を行う

イレギュラーなプロジェクトの工数集計も簡単

プロジェクトの登録がされていない場合はカスタムプロジェクトとして登録していきます。マスタには登録がないが時間を正しく計測していきたいという場合にはこの機能がおすすめです。
ZENO 工数管理アプリカスタムプロジェクト機能

工数の自動集計機能

プロジェクトごと、作業者ごとの工数は月別のデータとして自動集計されます。csv形式で実績データをダウンロードすることもできます。
ZENO 工数管理アプリデータダウンロード機能

クラウド日報と連携して報告もカンタンに

ZENO工数管理ツールに登録したデータは、そのままZENOクラウド日報に挿入することができます。ワンクリックで簡単に操作できるので、報告にかかる時間を大幅に短縮することができます。

データを活用して生産性向上を図るために必要なこと

工数管理の目的は、ソフトウェア開発などに代表されるようなプロジェクト収支の可視化のために利用することが多いです。

もちろん、管理部(総務、経理、人事など)の場合は業務改善のためにも活用されています。業務内容・業務時間があらかじめ可視化されていれば、社内のジョブローテーションなどを通じて業務を補完すべきか、アウトソーシングを活用すべきか、採用をすべきかの判断がつきやすくなります。

データの集積や活用の観点からは、毎日登録することが理想的ではありますが、一方で業務負担が増えると懸念を示されるケースも少なくありません。「工数管理をしても意味がない」と思われてしまうこともあるでしょう。そうした場合は、恒常的に登録を行うのではなく、期間や作業を限定してお試しで使ってみるのも1つのアイデアです。

ZENOクラウド工数管理ツールで課題解決を

Excel(エクセル)での工数管理に限界を感じていた、工数を集計してもうまく活用できていないなど、工数管理にまつわる課題は多いです。工数管理のやり方に疑問を感じたら、ZENOクラウド工数管理の無料トライアルをぜひご利用ください。

クラウド日報、勤怠管理、顧客管理、工数管理、会議室予約、社内wikiなど業務効率化に必要なツールをひとつに。

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