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社内掲示板もクラウド化できる!コミュニケーションを円滑にするお知らせシステム

作成日 21/09/02

最終更新日 21/09/03

社内掲示板もクラウド化できる!コミュニケーションを円滑にするお知らせシステム
社内掲示板とは、業務連絡やお知らせなど、必要な情報を社員に伝えるためのツールのことです。紙の掲示では情報が伝わりづらく、「知らなかった」「聞いてない」といったトラブルが起こりがちです。社員数の増加やテレワークの推進などで、情報伝達の難しさを課題に感じる人も多いでしょう。
そこで今回は、ZENOのアプリのひとつである社内掲示板機能を例に、社内掲示板をクラウド化するメリットについて解説したいと思います。
目次

社内掲示板とはなにか?

ここでいう「社内掲示版」とは、業務連絡やお知らせなどの情報を一元管理できるツールやグループウェアのことを指します。
社内で情報を共有する際の代表的なものとしては、

  • 勤怠提出や経費精算の締切日を伝える
  • 入社連絡や異動、座席変更
  • 新製品や新サービスの社内周知
  • 社内報リリースの案内
  • 在庫情報の共有
  • 新しいツールを導入した場合の周知
  • 社内アンケートの実施

などがあげられます。

従来は紙を目立つ場所に掲示したり、回覧板を回したり、定例ミーティングなどで上長から伝えるといった、アナログな方法が一般的でした。メールやチャットツールを使うという方法もあります。

ただし情報の性質上、伝えたい人は限定したい、伝達漏れを防止したいという場合は従来の伝達方法だけでは不十分といえます。さらに、社員数の増加、テレワークの推進などの背景から、社内掲示板もクラウド化したいというニーズが高まっています。

社内掲示板のメリット

社内掲示板をクラウド化することで得られるメリットは大きいです。

情報を見逃さない

社内掲示板をクラウド化するいちばんのメリットは、情報を見逃さないことです。アナログ型の社内掲示板では、伝えらえる情報量も限られますし、一定期間が過ぎれば閲覧することはできません。メールで共有されたとしても、知りたい情報を検索するのは困難です。
クラウド型の社内掲示板なら、PCにログインするたびにお知らせに目が行きますし、後から情報を検索することも可能になります。

業務効率化できる

クラウド型の社内掲示版なら、情報を一元管理して共有することができます。紙を必要数分印刷する、指定の場所に貼りに行く、お知らせの体裁を整えるなどといった地味に手間のかかる作業を省けます。

情報やノウハウの蓄積

よく聞かれる質問などを社内wikiとして登録することで、人事や総務、経理などの管理部門の業務を効率化することもできます。クラウド化することで共有も蓄積もかんたんになるので、業務の属人化を防ぐことにも繋がります。引継ぎもしやすくなるので、親友社員のオンボーディングもスムーズになります。

ZENOの社内掲示板機能

ZENOの「社内掲示板機能」は、従来の伝達方法では解決しにくかった部署やチーム、正社員のみといった限定公開や掲示期間の設定も可能です。スマホやタブレットからも確認することができるため、テレワークを導入している場合や営業など外出先から確認することが多い職種が多い場合、拠点が複数ある場合でも、スマートな情報伝達が可能になります。

かんたん操作でリッチな社内掲示板に

ZENOでは通知アプリを使って、「重要なお知らせ」を設定することができます。
テキストはもちろん、画像の添付やURLを追加することもできます。

ZENO重要なお知らせ(掲示板機能)設定方法

表示期限を設定できる

掲載期限の設定を行うことができます。

ZENO重要なお知らせ(掲示板機能)は表示期間の設定ができる

公開範囲の設定

予め組織情報やグループ情報を設定しておけばそれらを使って公開範囲の設定も行えます。
もちろん、社員ひとりひとりに配信することも可能です。

ZENO重要なお知らせ(掲示板機能)は公開範囲の設定ができる

過去の記事をコピーして再利用することができる

定期的に発信したいお知らせがある場合は、過去の記事をコピーして再投稿することができます。
もちろん表示期間を設定し直して再投稿することもできます。

ZENO重要なお知らせ(掲示板機能)は過去の記事をコピーして再利用できる

目立つ位置への表示で見逃し防止

お知らせはZENOトップに表示されます。常に目立つ位置に表示されることでお知らせの見落としがなくなります。
また、従来の周知方法との併用も可能です。重要度や緊急度の高さに応じて使い分けていくのも現実的な運用方法でしょう。
ZENO重要なお知らせ(掲示板機能)は投稿したらHOMEに表示される

ZENOクラウド社内掲示板のまとめ

企業規模、業種によって課題は様々です。共通して言えるのは 「少しでも業務効率を向上させたい」 という想い。業務効率化、中小企業DXを考えるならまずは身近なところから取り組んでみてはいかがでしょうか。

クラウド日報、勤怠管理、顧客管理、工数管理、会議室予約、社内掲示板など業務効率化に必要なツールをひとつに。

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