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テレワークの勤怠管理はどう行うべき?働き方改革を成功させる勤怠管理システムとは

作成日 21/09/03

最終更新日 21/09/03

テレワークの勤怠管理はどう行うべき?働き方改革を成功させる勤怠管理システムとは
新型コロナウイルスの感染拡大により新しい働き方が求められるなか、テレワークを推進する機会が増えました。テレワーク中の従業員をどのように管理し、いかに成果を出すかといったポイントは、企業の今後の課題になっていくでしょう。
特に、テレワークにおける勤怠管理は、まず取り組むべき重要なポイントです。これからの時代、企業にはテレワークに適した勤怠管理システムの導入がより求められます。
そこで本記事では、テレワークを円滑に進めていくための勤怠管理の重要性と、便利な勤怠管理ツール「ZENO」の魅力について解説します。
目次

テレワークにも求められる勤怠管理とは

テレワークに求められる勤怠管理システムを知るためには、まず基本的な勤怠管理の概要と必要性を理解しておきましょう。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、企業が従業員の就業状況を適切に管理することを意味します。以下の項目を従業員一人ひとりのデータとして正確に把握し、記録することが勤怠管理の基本です。

  • 出退勤時間
  • 労働時間
  • 休憩時間
  • 時間外労働
  • 欠勤、遅刻
  • 有給消化

勤怠管理の必要性

勤怠管理は、2019年4月1日に改正された労働安全衛生法によって、以下のように定められている企業側の義務となります。

(法第六十六条の八の三の厚生労働省令で定める方法等)

第五十二条の七の三 法第六十六条の八の三の厚生労働省令で定める方法は、タイムカードによる記録、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法とする。

事業者は、前項に規定する方法により把握した労働時間の状況の記録を作成し、三年間保存するための必要な措置を講じなければならない。

引用元:http://www.jaish.gr.jp/anzen/hor/hombun/hor1-2/hor1-2-1-1h6-0.htm

勤怠管理では、従業員の労働時間を客観的に見てもわかるように記録し、そのデータを3年間保存する必要があります。勤怠管理の対象となるのは、管理職や裁量労働制を含むすべての従業員です。仮に1人でも雇用している従業員がいる場合、勤怠管理の義務が発生するので注意しましょう。

勤怠管理は決して意味のない業務ではなく、従業員のためになる制度と言えます。たとえば、正確な勤怠管理を行うことで賃金払いに不備がなくなり、過重労働を抑制することにつながります。結果的に従業員の仕事に対するモチベーションがアップし、会社へのロイヤリティを高められるでしょう。

労働コンプライアンスを遵守する社内の風潮は、従業員に無理をさせない体制作りの第一歩となり、従業員の健康維持や安定、かつ継続した業務の定着につながります。

勤怠管理の方法

勤怠管理方法の1つに、出勤簿やエクセルなどの手作業による管理方法が挙げられます。すぐに準備ができる反面、アナログな手法であるため毎日の負担となりやすいのが欠点です。

また、勤怠管理の主流となったのが、タイムカードを使った専用の勤怠管理です。専用機器に紙のカードを挿入して出勤・退勤時間を打刻する方法で、従業員にとっては簡易的で手間がかからない方法と言えます。ただし、勤怠管理を行う側は定期的にタイムカードをまとめたり、間違ったデータを修正したりといった負担がかかる点がデメリットです。

一方で、近年注目が集まっている方法が、デジタルツールを活用した勤怠管理システムです。勤怠管理システムなら、パソコンソフトやクラウドデータと連動させて、打刻やデータ集計を行えます。リアルタイムの集計やデータによる分析が可能となるので、ただ勤怠管理をするだけでなく、その後の業務改善にもつなげられるのがメリットです。

このように、勤怠管理は義務として取り組むだけのものではなく、企業の成長にも活かせる大切な業務です。そのため、より効率的な管理・改善につなげられるよう、勤怠管理システムの積極的な導入をおすすめします。

テレワークにおける勤怠管理の重要性

勤怠管理システムは、新時代の働き方として定着しつつあるテレワークにおいても重要な存在です。

出社していない従業員の勤怠状況を正確に把握するためには、勤怠管理環境を見直す必要があるでしょう。ここからは、テレワークにおける勤怠管理の重要性を解説します。

テレワーク対応は急務

日本で長年問題となっている労働生産性の低さと労働力不足は、未だ解決には至っていません。テレワークによる柔軟な働き方は、移動時間の削減や仕事に集中できる環境の整備などにつながることから、働き方改革における鍵として注目されています。

新型コロナウイルス感染症による世界情勢の変化によって、テレワークはより重要性を増しています。現場に出なければならない一部の仕事以外であれば、テレワークへの対応は企業にとって急務となるでしょう。

テレワークにおける勤怠管理の課題

テレワークでは、従来の手書きによる出勤簿や、タイムカードによる勤怠管理は適していません。自宅やコワーキングスペースなど会社外で仕事を進めていくことになるため、アナログな手法では正確かつスムーズな勤怠管理が難しくなることが予想されます。

また、テレワークでは実際に従業員が働いている姿を確認できなくなるため、本当に仕事をしているかどうかの判断が難しかったり、従業員のワークライフバランスが崩れて体調を崩したりといったリスクも考えられます。勤怠管理システムを導入すると、そのようなリスクの防止にもつながるでしょう。

あらゆる環境において従業員の労働状況を確認できる勤怠管理システムを利用することで、テレワークでも労働生産性を高められます。

ZENOによるテレワーク勤怠管理の未来


テレワークによる勤怠管理に取り組むのなら、クラウドツール「ZENO」の利用がおすすめです。ZENOにはテレワーク環境に適応する柔軟性と、業務全体の効率化を図る多種多様な機能が備わっています。ここからは、ZENOを導入してテレワークの勤怠管理を進めることで、どのようなメリットがあるのかを解説します。

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ZENOとは

ZENOとは、生産性向上とDX化を推進するクラウド型の業務改善クラウドサービスのことです。勤怠管理システムはもちろんのこと、工数管理、社員管理、顧客管理、日報、目標管理などの各機能を一元管理できるという特徴があります。また、あくまで勤怠管理はZENOの中核システムの1つであり、必要に応じて機能を追加連携できるのもポイントです。

初期費用は無料で14日間の無料トライアル期間もあるため、まずは使い心地を試してみましょう。1ユーザーにつき500円/月(年契約の場合450円/月)と格安で利用できるだけでなく、追加費用なしですべての機能を活用できるのも魅力です。

クラウドによるスマートな導入

クラウド型の勤怠管理システムであるZENOは、利用にあたってサーバー設置といった事前準備の必要はありません。

申し込み後すぐに導入でき、就業ルールに基づいた勤怠管理システムを利用できます。なるべく早くテレワークに応用できる勤怠管理システムを導入したいときにも、ZENOは有力な候補となるでしょう。

クラウドを使った勤怠管理システムであるため、パソコンだけでなくスマホやタブレットなどのデバイスからでも利用できます。自宅からでも簡単に勤怠状況の報告や確認ができ、企業のIT環境にかかわらず導入することが可能です。

労務にまつわる業務の合理化

ZENOは勤怠管理だけでなく、残業時間や有給取得の自動管理など、さまざまな業務を合理化できます。そのため勤怠管理のDX化をきっかけに、日常業務の負担になっている要素を改善することも可能です。

たとえば、テレワーク中の休暇申請や上司の許可を得たい場合でも、ZENOの機能のなかで簡単に実施できます。そのほか、事業カレンダーの自動連携やインポートによる簡単な給与明細の作成も可能なので、テレワークによる仕事量や給与に関するデータも簡単にまとめられます。

ZENOでは、以下の機能を追加可能です。

  • 人事情報管理
  • タイムカード
  • 日報管理
  • 工数管理
  • 営業、顧客管理
  • To・Do管理
  • 会議室予約
  • 給与、賞与明細
  • 目標管理

など

必要に応じた機能を組み合わせることで、自社に最適なクラウドツールとしてカスタマイズできます。すべてZENOのプラットフォームに一元化できるため、社内全体で使い方を共有しやすいのも魅力です。

テレワークでのコミュニケーションの円滑化

テレワークでは、これまでの労働環境では当たり前だった社内でのコミュニケーションやチーム連携が難しくなります。そのためZENOの各機能を導入して、直接会えなくても問題のないコミュニケーション環境を構築しましょう。

たとえば日報機能を利用して業務の進捗や問題を把握することで、最小限の手間でコミュニケーションを取り、業務状況を確認できます。

To・Do管理機能は、タスクの管理・共有や議事録として利用することで、社員全員で活用できるプラットフォームにできます。簡易的なSNSのように使える機能も多いので、テレワーク中に激減するコミュニケーション量をカバーすることも可能でしょう。

また、ZENOに登録されたデータは自動集計されてグラフ化されるので、テレワーク中でも自社の状況を客観的に把握できるのが特徴と言えます。

まとめ

テレワークを実施するには、勤怠管理システムの導入が不可欠です。現在の環境からテレワークへの移行を検討している企業は、トラブルを避けるために勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムを選ぶのなら、勤怠管理システムの問題だけを解決するのではなく、テレワークにまつわるあらゆる課題を低コストで解決できる「ZENO」がおすすめです。

この機会に「ZENO」の特徴をチェックして、まずは無料トライアルから始めてみてはいかがでしょうか。

クラウド日報、勤怠管理、顧客管理、工数管理、会議室予約、社内wikiなど業務効率化に必要なツールをひとつに。

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