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社内の情報共有どうする?情報共有の重要性と問題点を考える

作成日 21/09/06

最終更新日 21/09/07

社内の情報共有どうする?情報共有の重要性と問題点を考える
社内の情報共有、何となくで行なっていませんか? ビジネスとは「情報の収集、整理、活用、管理の連続」です。全てのビジネスパーソンは日々何らかの情報を収集したり、活用したりして目の前の業務を遂行しています。
企業という大きな視点で見れば、1日に処理される情報量は膨大です。だからこそ社内の情報共有は極めて重要であり、ビジネスパフォーマンスに大きな影響を与えます。そこで今回は、情報共有の重要性と問題点についてお伝えします。
重要性は承知しており、問題点は薄々気付いているものの社内の情報共有改善になかなか踏み出せないという方は、この機会に一緒に考えていきましょう。
目次

情報共有はなぜ重要なのか?

まずは、情報共有が重要とされる大きな理由を3つ挙げていきます。

円滑な社内コミュニケーションを助ける

社内コミュニケーションという括りには、上司や同僚との会話だけでなく情報共有も含まれます。つまり情報共有が円滑なら、社内コミュニケーションも円滑に進み様々な場面でプラスの影響をもたらします。人材採用のエン・ジャパン株式会社が実施したアンケート調査によれば、98%の人が「コミュニケーションの円滑さが仕事にも影響する」と回答しています。

出典:「職場でのコミュニケーション」意識調査ー『エン派遣』ユーザーアンケートー エン・ジャパン株式会社

また、具体的な影響について尋ねたところ60%以上の人が「ミスやトラブルが減らせる/無くせる」、「仕事の効率が上がる」、「仕事自体が楽しくなる」と非常にプラスな影響を認めています。

現状として「社内の空気があまり良くない」と感じている場合は、情報共有改善で社内コミュニケーションが活発になり、様々な良い影響をもたらす可能性があります。

ナレッジを蓄積して業務効率化を行える

ナレッジとは「体系化された知識」のことです。単なる知識の集合体ではなく、マニュアルのように活用できる状態にされた知識体系を意味します。情報共有の問題点を取り除き、改善できればナレッジの蓄積も可能になります。

一か所に集められた情報を整理することで1つのナレッジとして完成させれば、部門内はもちろん会社全体の業務効率化に繋がることでしょう。例えば情報共有によって作成されたFAQ(よくある質問)は代表的なナレッジです。

業務遂行にあたり疑問が生じたら即座にFAQを参照し、その場で疑問を解消できれば業務効率は大きく改善されます。即座に解消できなかった疑問を新たなFAQとして記録すれば、後人の業務効率化に繋がります。

生産性向上により時間を有効活用できる

社内の情報共有を改善すると、上記2点以外にも様々なメリットがあります。それらは総じて「生産性向上」へとつながり、より少ない時間でより多くのアウトプットが可能になり時間の有効活用が可能です。

生産性が向上した部分は新たなビジネスに充当したり、従業員に還元したりすれば事業成長や社員満足度アップなどたくさんの効果を期待できます。情報共有しただけで?と思われるかもしれませんが、冒頭で述べたようにビジネスとは「情報の収集、整理、活用、管理の連続」です。

社内の情報共有を改善するだけで得られる効果は想像以上なのです。

よくある情報共有の問題点

情報共有がなかなか促進しない企業にはどのような問題点があるのでしょうか?ここでは代表的な3つの問題点を挙げていきます。

情報管理がアナログのままである

デジタル時代においてアナログが悪いと言いたいわけではないのですが、社内の情報共有に関してはアナログな方法を取っている限り改善は難しいのが実情です。ちなみに、アナログの情報管理とは紙による情報管理だけを言っているのではありません。エクセルを使った情報管理も、もはやアナログの部類に入ります。

エクセルは優れた表計算ソフトですし、一昔前は情報共有でもよく使われていました。しかしバージョン管理が難しいことや、共同編集が基本的に行えないこと、ファイル共有に手間がかかることを考慮すると社内の情報共有には不向きなツールなのです。

明確な情報共有ルールがまだない

社内の情報共有を改善するために大切なポイントは、「従業員全員が同じように情報共有できるルール作り」です。厳格なルールを制定するというよりは「皆がシンプルに、そして気軽に情報共有できる仕組みを整える」と言った方が正確でしょう。

共有ファイルごとに「この情報はA、あの情報はB」と単純に指示するのではなく、自然と情報共有される仕組みを整えることが大切です。一般的には情報共有のためのツールを導入し、ツール上で皆が同じように情報共有できる環境を用意します。

情報共有ツールの操作性にも着目し、シンプルで使いやすいものを選ぶのがポイントです。ITリテラシーに差がある環境でも馴染むような情報共有ツールなら、多くの問題点を解消できるでしょう。

情報共有の重要性を理解してない

「情報共有の重要性を理解していない」という根本的な問題点を抱える企業は少なくありません。それが表れているアンケート調査が、2016年に株式会社日経BPコンサルティングが実施したものです。調査によると67.9%の人が勤務先の情報共有システムを不便と感じており、具体的な理由として「大容量データのやりとりが不便」や「さまざまなシステムが混在し、使い分けが難しい」などが挙げられています。

出典:勤務先の情報共有システムに約7割が「不便」と回答、ファイル共有サービスの活用に期待感 日経BPコンサルティング

約7割の人が現状の情報共有システムを不便に感じているということは、経営層が情報共有の重要性を理解していない可能性が考えられます。

情報共有ツールによる問題点の改善

上記に挙げた社内情報共有の問題点が示唆しているのは、「情報共有を改善すれば多くのメリットを享受できる」ということです。円滑な社内コミュニケーション、業務効率化、生産性向上、ひいては事業成長や社員満足度向上など情報共有を改善するだけで本当に多くのメリットを得られます。

そのために必要なのが、情報共有ツールです。しかし社内のあらゆる情報を一箇所で管理可能なツールはそう多くありません。ぜひ1度情報共有ツールを検討し、実際に使ってみてから社内への導入可否を判断してみてください。情報共有改善から、ビジネス上の様々な課題を解決していきましょう。

ZENOひとつでCRMもSFAも

社内の情報共有は生産性向上に直結します。特に、商談状況を一元管理できるSFA(営業支援)ツールや顧客情報を一元管理できるCRM(顧客管理)ツールを導入することで、業務効率化や社内コミュニケーションの円滑化などのメリットが得られます。

あらゆる業務効率化ツールを備える「ZENO」なら、これひとつで営業進捗や顧客対応履歴を可視化できるようになります。

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