ブログ・導入事例

業務効率化にツールは不可欠!成功事例に学ぶアイデアとは?

作成日 21/09/07

最終更新日 21/09/07

業務効率化にツールは不可欠!成功事例に学ぶアイデアとは?
業務効率化とは、企業のリソースを最大限活用するための取り組みのことです。高齢化や生産年齢人口の減少が問題になっている昨今、規模や業種にかかわらず、多くの企業でその必要性が叫ばれるようになりました。
しかし、実際の取り組みにおいては、なかなか効果がでないという企業も多いのではないでしょうか。また、成果が出るまでに膨大な時間を要してしまう可能性もあり得ます。そこで今回は、ITツールを活用した業務効率化の進め方や、成功事例に学ぶアイデアを詳しく解説していきます。
目次

業務効率化とは?

業務効率化とは、業務の「ムリ」や「ムダ」をなくすことで、会社の利益拡大や生産性向上をめざすものです。現状よりも手間をかけずに同じ結果を得られれば、そのまま利益や生産性に繋がります。

実際に業務を効率化するには、まずは現状分析が必要になります。現状分析で業務のよどみを見つけたら、どうすれば効果的・効率的に作業できるのか、そのためにはどんな手段が必要なのかという策を練り、改善活動を継続します。

業務効率化の進め方

業務効率化は、次の4つのステップで進めていきます。

  1. 現状分析と業務の可視化
  2. 問題を検証して実現可能なものを実践
  3. 業務効率化ツールを活用
  4. 改善策を評価して見直す

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.現状分析と業務の可視化

現状分析は業務効率化を進める上で最初に把握すべきことです。部署やチーム、あるいは自分自身が抱えている業務の現状と課題を書き出します。このとき、図や表を用いて誰の目から見ても明らかな形で可視化するとよいでしょう。現状分析で問題点を明らかにしたら、改善目標に設定します。

2.問題を検証して実現可能なものを実施

次に、現状分析で見つかった問題点を検証していきます。たとえば、作業工数の多い業務の場合は優先順位を見直してみるのもよいでしょう。作業の順番を変えるだけで、時間的・経済的に余裕の生まれるケースがあり、コストをかけずに改善できます。身近なところから「ムダ」を省き、実現可能な改善策を実施しましょう。

3.業務効率化ツールを活用する

コロナ以降、テレワーク推進の流れによる後押しもあり、業務効率化ツールはビジネスに必要不可欠なものとなりました。進捗状況を一目で確認できる工数管理ツール、コミュニケーションに特化したチャットツールなど、業務効率化ツールにも豊富な種類が存在し、さまざまなコストを削減できます。導入の際は、多くの社員にとって使いやすいツールを選びましょう。

4.改善策を評価して見直す

改善策の実施後は導入したプロセスに問題がないかチェックし、業務効率の成果を評価します。そして、新たな問題があれば見直し、改善活動を継続していくことが大切です。

業務効率化の成功事例から学ぶおすすめアイデア

続いて、業務効率化の成功事例から、ツールを活用したおすすめアイデアをご紹介します。

「人事情報管理・勤怠管理ツール」でペーパーレス化を実現

ペーパーレス化は「働き方改革」にも盛り込まれている要素です。従業員が増えれば扱う情報も増え、ペーパー類を保管する場所も必要になります。人材を適材適所で活用するなら、勤怠管理ツール、人事情報管理ツールは必須です。クラウドで一元管理することにより、煩雑な書類管理から解放されます。

 

業務効率化前の課題 ・雇用にまつわる膨大な紙の消費量
・書類処理にかかる工数を減らしたい
ツールの活用方法 ・クラウド型ツールで従業員情報を一元管理
・登録情報から組織図を自動生成
導入後、どのように改善したか 必要な情報を従業員がツールに直接入力することで担当者の負担を軽減。
エクセルやパワーポイントでの管理が不要となり、印刷の手間もなくなった。

コスト削減の意識づくりに「工数・プロジェクト管理ツール」を活用

会社全体でコスト削減を図るためには、社員ひとりひとりの意識が大切です。そこで、工数・プロジェクト管理ツールを活用し、プロジェクトごとのデータを一元管理できるようにしましょう。作業時間や見込み工数を可視化して共有することで、自然と「コスト感覚」も身につくでしょう。

 

業務効率化前の課題 ・プロジェクト毎のコストを計測したい
・社員にもコスト感覚を堅持してもらいたい
ツールの活用方法 ・プロジェクトの作業予定時間や人数、見込み工数を共有
・社員は作業毎に「開始時間」と「終了時間」を入力
・月別レポートを自動生成してデータを可視化
導入後、どのように改善したか 社員自らのパフォーマンスが向上。
提携業務にかかる時間の計測もラクにでき、機会損失コストにも意識を向けられるようになった。

「チャットツール」で情報伝達がスムーズに

社内コミュニケーションには電話・メール・回覧板を使うことも多いため、情報伝達に時間がかかってしまいます。一方、チャットツールでのやり取りなら、意思決定のスピードが向上し、情報伝達もスムーズです。社内コミュニケーションを活性化させて会社全体の業務効率を改善しましょう。

 

業務効率化前の課題 ・営業などで不在の相手と連絡を取りにくい
・チーム全員に情報が正しく伝達されていないことがある
ツールの活用方法 ・大人数にリアルタイムで通知
・年齢層を気にせず使えるシンプルなツールを導入
導入後、どのように改善したか 情報伝達速度が上がり、作業に集中する時間が増えた。
また、一方でチーム全体に共有する情報の認識漏れも減った。

業務効率化を進めるならZENOが心強い

業務効率化において大切なのは「無駄」をなくすことです。現状を改善できると、適切な人員・工数で業務を回せるようになったり、新しい物事へ挑戦したり、専門性の高いことに時間を割けるようになります。

また、業務効率化を進める上でITツールは欠かせません。ツールの導入は中小企業DX化にも直結し、従業員一人ひとりの働き方に応じたコミュニケーションも可能にするでしょう。

ただし、業務効率化ツールを1つひとつ導入していたのでは逆効果。運用に手間がかかるようでは意味がありません。ZENOならビジネスに必要なツールをすべて備え、中小企業の業務効率化を強力にバックアップします。

まずは14日間の無料トライアルから。クラウド型の業務効率化ツールなので、もちろんテレワークにも対応しています。

>>ZENOについて詳しくはこちらから

クラウド日報、勤怠管理、顧客管理、工数管理、会議室予約、社内wikiなど業務効率化に必要なツールをひとつに。
>>ZENO14日間無料トライアルはこちらから
>>ZENOの詳しい資料のダウンロードはこちらから
チャット