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エクセルを使った日報の作り方を解説!効率的な日報で業務を合理化するには?

作成日 21/09/08

最終更新日 21/09/08

エクセルを使った日報の作り方を解説!効率的な日報で業務を合理化するには?
毎日の業務を詳細に記録するためには、社員一人ひとりの日報の作成が必要です。
日報の作成を習慣化することで、企業にとって多くのメリットがあることは周知の事実でしょう。日報は紙に書いて記録することも可能ですが、昨今ではOfficeソフトのエクセルを使用しているケースも増えてきています。エクセルを使うことで、アナログな手法と比べて簡単な日報作成が可能となるため、日々の業務負担を軽減できるでしょう。
本記事ではエクセルを使った日報の作り方と、さらに効率的な日報で業務を合理化する方法を解説します。
目次

エクセル日報の作り方の基本|日報は何のために書くのか

日報作成にエクセルを利用すれば、日報は手書きするより簡単な作業となり、その分業務効率化を図れるでしょう。

エクセル日報の導入を検討する場合には、そもそも日報にはどのような役割があり、書き続けることで企業にどういったメリットが生じるのかを知っておく必要があります。まずは、日報の持つ役割とメリットを確認しましょう。

日報の役割

日報は、業務のスムーズな伝達や情報共有に役立ちます。日報を作成して上司やチームにその日に実施した業務内容を報告することで、進捗状況を簡単に共有できるでしょう。

特に新人の場合、日報を書くことで上司から業務に対する指示をもらえたり、改善策を提案してもらえたりすることにつながります。また、業務内容を改めて振り返り分析できるので、個人の成長にも貢献するでしょう。

日報を書くメリット

日報を書くことには、チーム内での円滑なコミュニケーションや、業務に役立つノウハウの蓄積など、さまざまなメリットがあります。

日報を書き、メンバーの日報を読む習慣ができれば、自然に仲間のことを考える時間ができます。そのため、お互いの仕事をサポートするきっかけになり、コミュニケーションの活性化を促すでしょう。

また、日報に書かれた業務内容や結果は、仕事のノウハウとしてその後に役立つこともあります。日報を書き続けることでノウハウがどんどん蓄積されていくため、継続すると業務の効率化や改善のヒントをつかめるでしょう。さらに、日報の作成は業務の管理者がプロジェクトの全体像を把握することにも役立ちます。リアルな進行状況を把握できるので、適切なタスクの設定や社員ごとの仕事量を調整しやすくなるのもメリットです。

エクセルを使った日報の作り方

Officeソフトの一部であるエクセルを使うことで、日報の作成はより簡易なものになります。エクセルで日報を作る方法は意外に簡単で、すぐに実践することが可能です。

ここからは、エクセルで日報を作る方法を解説します。

エクセルで日報を作る理由

日報の作成にあたり、エクセルがおすすめされる理由として以下が挙げられます。

  • エクセルソフトがあれば簡単に始められる
  • 普段からエクセルを使っている場合、社員が使用方法に慣れている
  • テンプレートをいちど作成すれば、社員全員が簡単に共有できる

エクセルはすでに多くの企業で導入されているケースが多く、使い慣れている社員も多いはずです。そのためエクセルで日報を作ることで、新しい使い方や操作方法を別途覚える必要がありません。

かんたんな表を作って数値・文章を入れるだけでも日報として機能するので、日報作成方法として気軽に導入できるでしょう。

日報の項目を決める

日報をエクセルで作る際には、まず日報の項目を決めるのがポイントです。

日報作成においては、PDCAサイクルやYWTを特に意識した項目を作ります。たとえば「今日の業務内容」「明日以降の予定」「特記事項」「反省・感想」などの項目を作成して、必要な情報をスムーズに書き起こせるように設定します。

項目は必要に応じてカスタマイズできるので、いくつかのフォーマットを作成して試してみることもおすすめです。

エクセルの機能で見やすい日報を作成する

エクセルの機能を活用することで、日報をより見やすく便利な形式に調整できます。たとえば、項目のフォントの種類やサイズを調整したり、便利な関数を活用したりすることで、日報のクオリティを高められるでしょう。

そのほか、日報の作成時には罫線を入れずに余白を多めに取ったり、罫線を最後に入れて全体のバランスを取ったりすることがポイントです。また、最初からわかりやすい日報を作るのが難しいときには、テンプレートやフォーマットをウェブ上で検索して、ダウンロードして使用するのがおすすめです。

エクセルで作る日報の問題点

エクセルは簡単に日報を作成できる一方で、いくつかの問題点も抱えています。

たとえば、エクセルで作った日報は基本的にメールやチャットツールで送付するため、管理側がその度にファイルをダウンロードして開かなければなりません。確認後の管理もエクセルファイルのままの場合は、内容を後から検索することが難しいというデメリットもあります。

このように、わざわざ時間を割いて書いた日報の情報が、データとしてスムーズに活用できないのが課題として挙げられます。「ただ日報を書いて一度確認するだけ」に形骸化しやすい点は、エクセルで日報を作る際の問題になるでしょう。

日報を効率化し有効活用する「ZENOクラウド日報」とは

エクセルでの日報作成における問題点を解決するためには、日報をクラウド上で作成できる専用ツール「ZENOクラウド日報」の導入がおすすめです。

ZENOクラウド日報を導入することで日報作成の効率化を実現し、業務にも有効活用できるでしょう。ここからは、ZENOクラウド日報ならではの魅力を解説します。

ZENOとは

ZENOクラウド日報とは、さまざまな業務アプリを利用できる業務改善クラウドサービス「ZENO」に含まれる日報作成ツールです。

追加費用を払わずに全ての機能を自由に組み合わせることが可能で、それぞれの機能が特定の分野に特化しているため、業務効率化や合理化を進められるでしょう。たとえば日報機能に特化したZENOクラウド日報であれば、以下のように活用できます。

ZENOクラウド日報の特長

ZENOクラウド日報はマルチデバイスクラウドに対応しているため、会社内だけでなく外出先からでも日報を確認・提出できます。

たとえば移動中に日報を作成するといったことも可能で、業務効率化を図れるでしょう。日報の提出状況の把握や集計は自動で行われるため、管理者にとっても手間がかかりません。また、リモートワークでも使いやすいため、今後業務をリモート化していく予定の企業にもおすすめです。

さらに、ZENOクラウド日報では投稿した日報をタイムライン形式で一覧表示できるのが特長といえるでしょう。社員名や日付、本文のワードなどから過去の日報を検索することもできます。

どこからでもスムーズに日報を提出・確認でき、また必要な情報を簡単に抽出できるため、日々の負担が軽減されるのがZENOクラウド日報の魅力です。

業務の効率化を実現するZENOクラウド日報

エクセルを用いた日報作成からZENOクラウド日報に乗り換えると、業務効率化を実現できます。エクセルで日報を作成する場合は最低10分程度の作業時間がかかり、そこから修正が必要となればさらに多くの手間が発生するでしょう。

またエクセルの場合、限られた人数だけしか日報を確認できないため、情報共有のためのミーティングを行えば20分はかかると見込まれます。

その点、ZENOクラウド日報はクラウド機能やマルチデバイス機能によって、日報提出の手間を5分まで短縮でき、情報共有に必要な時間も平均10分程度まで簡略化することが可能です。投稿作業自体が非常に簡単なので、リマインドなしでも報告率の上昇に期待できるでしょう。

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リモートワークにおけるコミュニケーションの活性化につながる

ZENOクラウド日報は、リモートワーク時におけるコミュニケーションの活性化にも役立ちます。日報機能には「いいね」や「コメント」などSNSのような機能が備わっているため、気軽にリモート先の相手とつながることが可能です。

社員が自由に使いやすいプラットフォームとなるので、ちょっとした「気づき」を共有しやすいでしょう。リモートワークが中心になると、どうしても社員間のコミュニケーションが希薄になりがちです。ZENOクラウド日報の導入によって社員同士の交流を活性化させることには、大きなメリットがあるでしょう。

まとめ

エクセルを使って日報作成を行うことで、日報業務を簡略化できます。しかし、それでもエクセルによる日報作成には問題点が多く、業務効率化における課題のひとつとなるでしょう。

ZENOクラウド日報は、エクセルには備わっていない機能が集約されているので、日報作成の効率化を実現します。業務の合理化が進められることはもちろん、今後スタンダードな業務形態にもなり得るリモートワークにもマッチするので、ZENOクラウド日報の導入によって社員の働き方をサポートできます。

この機会にZENOクラウド日報の特長を確認し、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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