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エクセルを使った工数管理の手順とは?知っておきたいメリットとデメリット

作成日 21/09/08

最終更新日 21/09/08

エクセルを使った工数管理の手順とは?知っておきたいメリットとデメリット
工数管理は、プロジェクトにかかる時間を事前に把握したり、現在の進捗を確認したりする際に必要になる作業で、officeの「エクセル」で行うことも可能です。
効率よく業務を進めるためのプロジェクトマネジメント手法として多くの企業で取り入れられている工数管理ですが、業務改善のためには社員の作業やデータが正確に管理されている必要があるでしょう。
そこで本記事では、エクセルを使った工数管理の手順と、メリット・デメリットを解説し、より業務を効率化する方法もお伝えします。
目次

【エクセルも活用】工数管理はなぜ必要?

そもそも工数管理はなぜ必要とされているのでしょうか。まずは工数管理の基本と、工数管理が必要とされる理由を解説します。

工数管理とは

工数管理とは、プロジェクトにおける業務量をデータとして見える化し、記録する作業のことです。業務の効率化のためには、プロジェクトごとの業務量を「プロジェクトに必要とされる時間」×「プロジェクトに必要な人数」で算出し、誰が見てもわかるように管理することが求められます。

工数管理が必要な理由

工数管理は、企業のプロジェクトを円滑に進めることにつながっています。たとえば、工数管理を徹底すれば人員の適切な配分が可能です。人件費の無駄が省かれることで、プロジェクトの生産性を高められるでしょう。

また、工数管理が定着していけば、将来的に社内で使用できるデータとして蓄積されます。類似した案件があった場合に蓄積されたデータを参考にすれば、すぐに最適なプロジェクトを組み上げられるでしょう。

さらに、工数管理を行えばプロジェクトが可視化されるため、参加メンバーがいつでも進捗状況を確認できます。プロジェクトの進行具合が直接確認できるので、自身の成果を意識しやすく、モチベーションの維持にもつながるでしょう。

このように、管理者側と労働者側の両方に利点があることが、工数管理が必要とされる理由です。

エクセルで工数管理を行う手順

工数管理をスムーズに取り入れるために、エクセルを利用する企業もあります。ここからは、エクセルを使って工数管理を行う手順を解説します。

1.工程表を作成する

エクセルで工数管理を行う場合には、まず工程表を作成します。プロジェクトに必要となるタスクを洗い出し、エクセル上でまとめて管理できるようにしましょう。

タスクを全て把握できたら、種類ごとに分類します。たとえば、「企画」「設計」「開発」「テスト」などの項目で分類することで、タスク全体の流れが可視化できます。さらに、設定した項目に「中項目」や「小項目」を追加していくことで、必要に応じて詳細な状況を把握しやすくなるでしょう。

その後、大まかな必要時間と日程(タスクを完了させる流れ)を決め、プロジェクトのゴールを設定します。日程は変更になる可能性も考慮して、書き換えやすい表にすることを心がけましょう。

また、日程がひと目でわかるように「バーチャート工程表」を作ったり、進捗具合をより具体的なパーセンテージで把握できるように「ガントチャート」を利用したりするのもおすすめです。バーチャートやガントチャートは多くのサイトでテンプレートがダウンロードできるので、参考にするのもよいでしょう。

そして、エクセルの工程表には、プロジェクトメンバーが各自書き込めるようにシートを設定しておきます。

2.工程表に入力してもらう

次に、プロジェクトメンバーに声をかけ、作成したエクセルシートを使って工程表に入力してもらいましょう。

まずは工数管理の意味や目的を説明し、その必要性を理解してもらうように努めることが大切です。十分な説明の後、各自の作業時間を工程表に記入してもらいます。プロジェクトの管理者は記入されているデータと実際に遂行された業務を確認し、問題があるようならメンバーに連絡を取る仕組みを作りましょう。

3.管理者によるデータ集計と分析

プロジェクトの管理者は、定期的に工程表のデータ集計と分析を実施します。進捗が予定よりも遅れているタスクがある場合には、より多くの人員を割いたり日程をずらしたりといった調整が必要です。

また、確認や調整だけでなく、「なぜ進捗が遅れたのか」と原因を探ることも管理者の役割といえます。データを比較したり、プロジェクトメンバーにヒアリングしたりして、遅れが出る原因を特定し、対処する流れを定着させるのが工数管理のコツです。

エクセルで工数管理を行うメリットとデメリット

エクセルで工数管理を行うことには、メリットとデメリットがあります。ここからは、メリット・デメリットについて詳しく解説します。

メリット

エクセルを使って工数管理を行うメリットは、なんといっても導入費用が安価であることです。最初から社内のパソコンにエクセルがインストールされていれば、コストをかけることなく利用を開始できます。

また、エクセルは使い慣れている方が多いため、スムーズに入力業務を始められることも魅力です。

さらに、エクセルは自由度が高くフォーマットをカスタマイズしやすいため、自社の業務やタスクの多さに合わせて簡単に見やすい工程表を作成できます。関数を使うことで入力の簡略化をはじめ機能向上が見込めるので、使い方次第でより便利なツールにできるでしょう。

デメリット

エクセルは導入の手間やコストはかかりませんが、その分データ回収や集計に時間がかかるデメリットがあります。また、工程表が複雑化すればその分入力作業が煩雑になるため、メンバーから不満が出ることもあるでしょう。

関数が使用されている場合には、作成したメンバーもしくは知識のあるメンバー以外は正しく利用できなくなる「属人性」が高くなる可能性もあります。エクセルシートを作成したメンバーが退職してしまえば、使い方がわからなくなるリスクも考えられるでしょう。

加えて、エクセルはファイル単位での管理になるため、プロジェクトが長期化するほどに管理が難しくなることも欠点です。エクセルファイルからスムーズにデータを取り出すことが難しくなれば、後から工程表を見返す機会がなくなり、作業が形骸化してしまうでしょう。

そのほか、エクセルを使った工数管理では、部署やプロジェクトごとに必要な項目が変わってしまえば、それぞれに専用のシートを作成しなければなりません。作業工程や予定が変わった場合にも作り直しが必要になるため、エクセルによる工数管理そのものが業務の負担になる可能性もあります。

このようなデメリットを許容しなければならない点が、エクセルを工数管理に使う際の注意点となるでしょう。

業務効率化が可能な「ZENO工数管理」とは

エクセルを利用する以上のメリットを持ちつつ、デメリットを解消できる工数管理ツールが「ZENO工数管理」です。

ZENO工数管理はあらゆる実践的なシステムから業務の効率化を実現し、工数管理にかかる負担軽減とメリットの最大化をサポートします。エクセルによる工数管理の導入は多くの企業で取り入れられていますが、今後はさらなる利便性を備えたZENO工数管理のようなクラウド型の専用ツールを利用することがおすすめです。

ここからは、ZENO工数管理の基本と、ZENO工数管理が選ばれている理由を解説します。

ZENO工数管理とは

ZENO工数管理は、業務改善クラウドサービス「ZENO」に含まれるアプリケーションのひとつです。

ZENOではクラウドを経由して、あらゆる業務効率化システムをパッケージ化し、それぞれの会社ごとに必要なシステムを選んで利用できるサービスを提供しています。ZENOに付随する機能は追加費用なしで利用でき、必要な機能を自由に試すことが可能です。

工数管理を導入・改善するのであれば、ZENO工数管理機能を使うことで、エクセルよりもさらに効率化につながるシステムを社内に取り入れられるでしょう。

>>ZENO工数管理について詳しくはこちらから

ZENO工数管理が選ばれる理由

ZENO工数管理には、工数管理時に役立つ機能が豊富にそろっています。たとえば、プロジェクトメンバーが作業時間を入力するだけで、案件別・メンバー別にレポートが自動生成されます。わざわざ細かな数値や業務報告を書き込まなくても、簡単に毎日の工数管理を実施できます。

さらに、プロジェクト別に工数管理のデータが自動集計されるため、管理者側の手間や業務にかかる負担も軽減されるでしょう。タスクや進捗の報告機能も多彩で、カレンダー機能、報告テンプレ作成機能、報告内容の複製機能、原価分析機能など、工数管理を簡略化しやすい機能も魅力です。

▲作業時間の累計や原価分析を行うことができます

このように、プロジェクトメンバーや管理者など関連する全社員の負担が少なくなることが、ZENO工数管理が選ばれる理由といえます。

あらゆる業務効率化ツールをひとつに

また、「ZENO」を導入すれば工数管理のほかにも、クラウド日報・会議室予約・申請承認ワークフローなどの業務効率化ツールを利用できます。

特にZENO工数管理とZENOクラウド日報の相性はよく、連携させることで普段の業務内容や進捗をより正確に把握できるようになるでしょう。追加料金なしで便利な機能を組み合わせられる点も、ZENO工数管理の魅力となっています。

まとめ

エクセルによる工数管理はコストこそかからないものの、データ回収や集計などに時間がかかり、結果的に従業員に余計な負担を強いることになりかねません。業務全体で見てみれば、エクセルによる工数管理のコストパフォーマンスは決して優秀とはいえないでしょう。

そこでおすすめしたいのが、工数管理専用の機能を備えたZENO工数管理です。クラウドを利用した自由な使い方や、日報機能との連携による利便性の強化など、ZENO工数管理だからこそ実現できる業務改善がたくさんあります。

この機会にZENO工数管理の特長を確認し、工数管理の基礎システムとして導入を検討してみてはいかがでしょうか。

>>ZENO工数管理について詳しくはこちらから

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