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作業にかかる時間を登録・計測するには工数管理アプリを活用しましょう

作成日 20/01/27

業務改善を検討したり新たに採用計画を立案するためには 日々の業務や作業にかかる時間を計測することは重要です。 ZENO工数管理を活用すれば、登録から報告までスムーズに行うことができます。
目次

はじめに

ZENO工数管理アプリは、稼働時間の登録と集計のために開発されています。
日々の開発工数の登録を行った上で例えば月末に集計し、原価計算を行った上で
プロジェクト収支を計算するためにご利用頂くことはもちろん、
営業や人事、総務といったポジションの方々の日々の業務時間の計測のためにもご利用いただくことを想定しています。

登録や集計を通じて、マネジメントに活かすことはもちろん、
業務のボトルネックを洗い出し自動化や外部委託化を検討したり
場合によっては採用人事に活用していきます。

プロジェクトの登録

ご利用に際して、まずはプロジェクトの登録が必要となります。
例えばソフトウェア開発の場合であれば、プロジェクト名そのものを登録します。
一方、営業や管理部の場合は新卒採用、中途採用や研修、新規営業、既存顧客対応などを登録していきます。

次の項で説明する作業・工程毎の想定(予定)時間やプロジェクトに関わるメンバーにのみ公開するという
公開範囲の設定なども行うことができます。

ZENO 工数管理アプリプロジェクトの登録を行う

作業・工程の登録

プロジェクトの登録が終わった後、作業・工程の登録を行います。
デザインや設計、開発といった工程登録や面接、架電業務、訪問業務といった項目を登録していきます。

ZENO 工数管理アプリ作業・工程の登録を行う

日々の業務を報告

諸設定完了後、いよいよ工数登録を行っていきます。
生産した個数や訪問した数なども登録することができます。
また、前日分をコピーして編集を行うことも可能です。

ZENO 工数管理アプリ作業時間の登録を行う

イレギュラーなプロジェクトの工数集計も簡単

プロジェクトの登録がされていない場合はカスタムプロジェクトとして登録していきます。
マスタには登録がないが時間を正しく計測していきたいという場合にはこの機能がおすすめです。

ZENO 工数管理アプリカスタムプロジェクト機能

集計を行う

個人別の工数集計は月別のデータとして自動集計されます。
また月別の全体の工数を集計したい場合は csv形式 実績データをダウンロードすることができます。

ZENO 工数管理アプリデータダウンロード機能

データを活用して生産性向上を図るために必要なこと

工数管理アプリの役割としては先述の通り、ソフトウェア開発などに代表されるような、
プロジェクト収支の可視化を目的とした場合に利用することが多いですが、
管理部(総務や経理、人事)の業務改善のためにも活用することができます。
一般論として、管理部は積極的な採用がしづらい部門といえます。

業務内容・業務時間が予め可視化されていれば社内のジョブローテーションなどを通じて業務を補完すべきか
アウトソーシングを活用すべきか、採用をすべきかの判断がつきやすくなります。
データ活用の具体的なイメージを持って始めることは重要といえます。

データの集積や活用の観点からは、毎日登録することは理想的ではありますが
一方で業務負担が増えると懸念を示されるケースも少なくありません。
そうした場合は、恒常的に登録を行うのではなくある期間だけテスト的に登録し
データを集積するというやり方も1つのアイデアです。

最後に

ZENOブックマークアプリにURLを投稿すれば、投稿者や作成日時といった情報も保存されます。
またタグやタイトルで絞り込み検索をすることもできます。
せっかく集積した情報にも関わらず、その情報を資産として活用できていない、管理方法に課題を感じていると
お考えの企業様は是非ZENOブックマークアプリをご活用ください。

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